Leestijd: ca. 5 minuten

Het is eigenlijk altijd goed om even stil te staan bij de wijze waarop je met elkaar communiceert. Met de introductie van de nieuwe digitale en mobiele media en devices neemt het aantal contactmomenten toe maar ook het gedrag van de gebruiker verandert. Bedenk alleen al de sociale aspecten in een gezelschap. Hoe vaak zie je mensen niet bij elkaar aan tafel zitten, elk met het mobiele toestel in de hand. Het is niet fout, zeker niet wanneer er afspraken over zijn gemaakt. Naast de afspraken die je met elkaar maakt zijn er ook maatschappelijke afspraken, ook wel etiquette genoemd.

In dit artikel bespreken we een aantal devices en de meest noodzakelijke etiquette afspraken die er zijn. Het eerste deel gaat met name over het gebruik van de mobiele telefoon en het verwerken en gebruiken van email.

 

Mobiele telefoon

Een mobiele telefoon is niet meer weg te denken. We hebben het device voortdurend in onze hand en gebruiken hem meerdere keren per uur. Het maakt ons eigenlijk niet meer uit of het wel of niet in gezelschap is.

  • wees je bewust van het volume van de telefoon zelf maar ook van het spreekvolume van jou; mensen hebben de neiging om harder te spreken in een telefoon, alsof de afstand zelf moeten overbruggen naar de andere kant
  • het beantwoorden van de telefoon terwijl je in gezelschap zit is niet gepast; heb je dan geen aandacht voor de anderen waar je mee zit te praten; bij uitzondering kun je voorafgaand aan het gesprek aangeven dat er een belangrijk gesprek aan komt; beter is om het gesprek, als dat kan, te verplaatsen tot na de meeting
  • leg je telefoon niet naast je op tafel wanneer je een gesprek met anderen hebt; de aantrekkingskracht om het toestel op te pakken is te groot; je wordt voortdurend afgeleid en kijkt vaker naar het toestel dan je denkt
  • wanneer je een gesprek beantwoord en je zet een gesprek op de luidspreker, bijvoorbeeld tijdens een autorit of wanneer je tegelijk wilt meeschrijven, meld dat dan voorafgaand aan het gesprek aan het contact
  • meld het wanneer andere mensen meeluisteren, meld ook of dat meeluisteren is via een speaker of dat mensen meeluisteren aan de telefoon zelf; het is bijzonder als de beller later merkt dat zijn/haar gesprek door anderen is beluisterd zonder het te weten; ook het delen van vertrouwelijke informatie is dan een issue

 

Email gebruiken

Het gebruiken van email is vandaag de dag nog steeds een belangrijk medium om met elkaar te communiceren. Het lezen van de email doen we gedurende de gehele dag, via laptop, tablet en smartphone. De smartwatch wordt ook steeds vaker gebruikt. Bedenk bij het verwerken van email aan de volgende punten:

  • gebruik voor jezelf een goed en professioneel email adres; het kan niet meer dat er getallen in staan, bijzondere woorden, bijnamen en dergelijke; de ontvanger krijgt een bijzonder beeld daarbij
  • bij het reageren per mail hebben mensen steeds vaker de neiging om verschillende leestekens te gebruiken zoals “!”, “…” en “??”; gebruik leestekens alleen als het echt gepast is in een zin en niet “zo vaak mogelijk”; als je iets wilt benadrukken, doe dat dan met woorden
  • bij het versturen van een email is vrij gemakkelijk om iedereen een kopie te sturen, denk aan CC en BCC; denk er vooraf wel goed aan of het ook noodzakelijk is om aan iedereen die mail te sturen of kan het ook aan minder mensen; sowieso is het vanuit de etiquette zo dat mensen die in de CC staan het alleen maar ter kennisgeving hoeven te lezen en er niet op mogen reageren
  • de neiging om bij het ontvangen van een mail een antwoord te geven aan allen is groot; vraag je af bij het versturen van een reactie of iedereen op jouw antwoord zit te wachten en of iedereen wel baat heeft bij jouw reactie; kijk ook naar de regel dat mensen die een CC ontvangen dat eigenlijk alleen ter kennisgeving ontvangen
  • geschreven teksten zijn vaak complex voor de ontvanger; het lijkt eenvoudig maar elke zin moet je wegen, vertaalt de ontvanger de tekst zoals ik als zender heb bedoeld of zit er teveel ruis en afwijking in
  • humor in een email raden we af; iedereen heeft een andere vorm van humor en een grappige opmerking kan goed verkeerd vallen; pas dus op bij de woordkeuze, weeg teksten vooraf goed af

Dit is het eerste deel van twee delen over de etiquette van de communicatie.

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.