Leestijd: ca. 5 minuten

De iPad wordt hoofdzakelijk gebruikt voor privé-doeleinden. Slechts 16% gebruikt deze device voor zakelijke doeleinden en dan gaat het om notities maken en presentaties geven. Dat zijn belangrijke uitkomsten van het meest recente onderzoek naar iPadgebruik in Nederland. Die 16% zakelijk gebruik laat zien dat verschillende gebruikers de voordelen van de iPad in werk hebben ontdekt. Naar mijn idee gaan dat er veel meer worden en dat is niet alleen omdat NRC Next er nu eentje weggeeft bij een abonnement. Nee, steeds meer professionals gaan merken hoeveel meerwaarde de iPad heeft in hun werk en komen er achter dat dankzij de iPad papierloos werken nu eindelijk echt mogelijk is. A paperless workspace. Ik gebruik de iPad nu zelf twee maanden in mijn werk dat ik nu slimmer kan doen en sinds een maand werk ik  papierloos.  Hoe gaat dat dan?

Slimmer werken
Laat ik beginnen met het gemak van de iPad bij verschillende werkzaamheden. Ik heb al mijn relevante documenten en presentaties in een Dropbox-account staan en heb Dropbox als app op mijn iPad staan, samen met de apps Nebulous notes voor aantekeningen en Goodreader voor het lezen en becommentariëren van allerlei files. Nebulous en Goodreader hebben een koppeling met Dropbox. Dit is een geweldige drie-eenheid. Hiermee kan ik overal (via wifi) en altijd relevante informatie opvragen, aantekeningen maken en commentaar in stukken plaatsen. Stel ik heb een meeting. Ik heb alleen mijn lichtgewicht en handzame iPad bij me en daarmee heb ik alles bij me. Ik kan tijdens de vergadering stukken oproepen, actuele aantekeningen voor mezelf maken en die gelijk in de juiste map wegschrijven in Dropbox, snel even op internet iets opzoeken, acties direct in mijn agenda zetten en iedereen al relevante zaken mailen of ze daarvoor uitnodigen via sharing. Aan het eind van de meeting heb ik al vele zaken gedaan die ik anders nog na de tijd had moeten doen, alles heeft een plek gekregen en ik kan met een leeg hoofd beginnen aan een volgende activiteit. Oh ja, de presentatie die ik zou geven tijdens die meeting, die had ik natuurlijk bij me in Dropbox en van daaruit kon ik deze oproepen in Keynote. En dan maakt het niet uit of ik deze in Powerpoint of in Keynote had gemaakt.

Je kunt je voorstellen dat ik in één-op-één-gesprekken vergelijkbare voordelen heb. In deze gesprekken kan ik ook nog eens slides rechtstreeks vanaf het iPadscherm tonen, want daar is het groot genoeg voor. Natuurlijk kun je aantal van de genoemde werkzaamheden ook op een laptop doen, maar een laptop is een stuk zwaarder en een laptop moet je eerst opstarten en dat kost tijd, en bij een laptop is de batterij na een paar uur leeg en dan moet je weer op zoek naar een stopcontact.

Papierloos werken
Dan het papierloos werken. Ik zei aan het begin dat met de iPad dit nu echt mogelijk is. Velen hebben al eerder geprobeerd om dit voor elkaar te krijgen. Dat deden ze een tijdje geleden bijvoorbeeld door een laptop in te zetten, waarmee ze helaas niet die mobiliteit haddden die ze nodig hadden. Daarna kwamen de Blackberry, volledig mobiel en voorzien van een toetsenbord, maar het kleine scherm is toch niet helemaal geschikt om langere teksten te lezen en te schrijven. Verder ontbreekt het aan voldoende slimme apps om meerdere relevante taken uit te voeren. De iPhone heeft die slimheid wel, maar de grootte van het scherm is wederom een bottleneck. Dus toch maar printen voor de leesbaarheid.

Met de iPad zijn alle noodzakelijke ingrediënten verenigd om niet alleen slim te kunnen werken, maar ook papierloos. Alle stukken heb je in the cloud of lokaal bij je en hoef je dus niet meer te printen, en je aantekeningen maak je op het scherm. Daar heb je dan geen notitieblok meer voor nodig. En wat levert dat allemaal op? Geen kastruimte om allerlei, na verloop van tijd, vaak nutteloze stapels papier op te bergen. Veel meer overzicht in archivering, omdat je niet meer én op papier én online opslaat. Aantekeningen zijn direct te delen met anderen. En tja, inkoppertje maar toch echt waar: minder papier en minder printerinkt is toch een stuk milieuvriendelijker. A paperless workspace dankzij de iPad. Eindelijk.

P.S Paperless workspace is inmiddels ook een LinkedIngroep.

Over de auteur

Peter is marketeer, adviseur en auteur. Hij werkt voor Vergouwen Overduin, een groot bureau voor vaardigheidstrainingen, coaching en advies. Hij is auteur van de boeken Wat is nu eigenlijk het probleem? en Je iPad als mobiel kantoor.

19 reacties

  1. Thijs Albers

    Leuk stuk, en ik ben het helemaal met je eens. Voor informatie-consumptie doeleinden is de iPad bijzonder geschikt. In meetings met een klein aantal anderen is het ideaal, en lezen en annoteren op de iPad is een genot. Echter; voor productie (schrijven van langere stukken of mails) schiet de iPad toch echt tekort naar mijn mening en grijp ik graag terug naar de laptop.

    Beantwoorden
  2. Peter van Loevezijn

    Thijs en Sara, dank voor jullie reacties.

    @Thijs, ben ik met je eens. Ik vind het tegelijkertijd een mooie vraag of we nog wel lange teksten moeten schrijven in een zakelijke context. Mijn collega Michiel Boswinkel heeft daar een mooi boek over geschreven: Rapportbestrijding. Maar als het nog echt moet, dan kan ik me voorstellen dat je dat liever op een laptop doet.
    @Sara, begrijp ik goed dat je twijfelt over het verwerken van bestandsformats? In Nebulous is het wel platte tekst. Als je je format echt nodig hebt, kun je beter het bestand in Google docs zetten.

    Groeten, Peter

    Beantwoorden
  3. Peter van Loevezijn

    @Sara, nog even over iThoughts HD. Ik heb de omschrijving en de reviews gelezen en het is een sterk verhaal. Ik vind je output-pdf ook imposant. Wil het zeker ook installeren. Vooral die vga-mogelijkheid triggert me. Gebruik je het ook echt als prezi en kun je ook live werken, of moet je eerst je map maken, opslaan en dan presenteren?

    Groeten,

    Peter

    Beantwoorden
  4. Frank bakker

    Goed stuk, Peter

    Waar ik nog wel moeite mee heb is het typen op de iPad. Hoewel de zelfcorrigerende funktie goed werkt.

    Schrijven gaat gewoon, nog, sneller tijdens een meeting ipv typen.

    Maar dat is een kwestie van tijd.

    Bedankt voor de tips mbt de drie-eenheid.

    Frank

    Beantwoorden
  5. Peter van Loevezijn

    Hoi Frank,

    Dank voor je reactie. Grappig dat je die over die zelfcorrigerende functie begint. Daar heb ik juist af en toe strijd mee. Je punt over snelheid is wel een interessante. Uit onderzoek blijkt namelijk dat mensen sneller typen dan met de hand schrijven. Maar ik kan me goed voorstellen dat het een kwestie van tijd is.

    Groeten,

    Peter

    Beantwoorden
  6. Gijs Molsbergen

    Wist je trouwens dat uit onderzoek blijkt dat ongeveer een derde van de iPad-gebruikers tot een maand geleden geen apps heeft gedownload? Zie: http://www.techzine.nl/nieuws/24372/derde-van-ipad-gebruikers-downloadt-geen-apps.html

    De iPad begint ook voor mij steeds meer te betekenen. Presentaties, notities maken in documenten, notuleren tijdens vergaderingen, het monitoren van mijn web-statistieken, blogs bouwen en zo kan ik nog wel even doorgaan.

    De iPad heeft mijn rugtas (bijna) overbodig gemaakt. Ik lees boeken alleen nog wel steeds liever in de papieren vorm… Het gevoel, de geur van het boek etc… Maar studentenboeken, die zou ik dolgraag op mijn iPad hebben.

    Beantwoorden
  7. Peter van Loevezijn

    @Alsook Dank voor de opname in het weekoverzicht.

    @Gijs, toch denk ik dat je toch wel een paar meer apps nodig hebt dan de standaard aanwezige om lekker te werken. Maar goed, niet iedereen gebruikt de iPad om mee te werken.

    Die studentenboeken, die moeten er echt komen. Welke uitgever gaat zich erop storten?

    Beantwoorden
  8. Matthijs

    Ik zie in mijn zakelijke omgeving ook dat de iPad een steeds belangrijkere plaats in begint te nemen. Vooral mensen die veel sales doen en eigenlijk alleen mailen, docs lezen en af en toe een presentatie geven, geven de voorkeur aan hun iPad boven hun laptop.

    Beantwoorden
  9. Peter van Loevezijn

    Hoi Mathijs,

    Daar leent de iPad zich uitermate goed voor. Voor het zwaardere tekstwerk misschien niet, maar daarover heb ik een eerdere reactie bij mijn artikel al iets over gezegd.

    Groeten,

    Peter

    Beantwoorden
  10. henkjan

    Beste Peter,
    GEbruik je de goodreader voor IPHONE op je Ipad?
    Daar ben je tevreden over? Ik ben docent in het middelbaar onderwijs en wil lln alles digitaal in laten leveren.
    Wil alleen wel de documenten van commentaar voorzien en dat ook kunnen opslaan en terugkoppelen naar de lln. Is dat met goodreader mogelijk?

    Vr gr henkjan

    Beantwoorden
  11. Peter van Loevezijn

    Hoi Henkjan,

    Klopt, ik gebruik Goodreader eigenlijk al sinds ik een iPad heb. Belangrijkste voordeel is de goede connectie met Dropbox. Dat is niet bij alle readers goed geregeld. Inmiddels is Goodreader behoorlijk vernieuwd met allerlei opties die ons werk nog slimmer maakt. Wat jouw punt betreft: als je alles in pdf ontvangt, kun jij notes plaatsen, onderstrepen, highlighten in de pdf. Je hebt dan in de geopende pdf de exportfunctie (Select action) rechtsonderin en dan kies je E-mail file en dan Flatten annotations. Je ontvanger krijgt dan de pdf met al jouw feedback.

    Groet,

    Peter

    Beantwoorden
  12. Hanneke Huls

    Wil ook zoveel mogelijk overgaan op papierloos werken en heb nog maar pas een iPad. Gisteren Goodreader geinstalleerd, maar ik weet niet hoe ik attachments er vanuit mijn mail in zet. Heb nu bestanden naar mezelf gemaild om te kunnen lezen en te becommentariëren met Goodreader, maar kom niet uit het plaatsen van de bestanden in Goordreader. Wie heeft de oplossing?
    Groet en dank, Hanneke

    Beantwoorden
  13. Peter van Loevezijn

    @Hanneke,

    Gebruik je Dropbox ook? Goodreader kan met dropbox communiceren. Alles wat je in Dropbox zet, kun je dan ophalen in Goodreader.

    Beantwoorden

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.