10 IT-maatregelen gefocust op de korte én de lange termijn

Leestijd: ca. 12 minuten

Tijdens een crisis in welke vorm dan ook wordt het vizier zowel privé als zakelijk direct op de korte termijn gericht. Vandaag moet de brand worden geblust, de honger worden gestild en de dorst worden gelast, want uitstel van deze activiteiten heeft desastreuze gevolgen. Morgen is even een zorg voor later. In zo’n situatie maken we even pas op de plaats in de piramide van Abraham Maslow, met de kanttekening dat WiFi een basisbehoefte is geworden.

De COVID-19-pandemie heeft in de afgelopen maanden voor een ongekende humanitaire en economische crisis gezorgd. Maatschappijen, organisaties en families worden in grote getale getroffen. Bedrijven trachten op hun beurt de continuïteit te waarborgen en hun medewerkers, klanten en andere betrokkenen te beschermen. Dit kan betekenen dat verregaande maatregelen genomen moeten worden.

Het is daarbij vanzelfsprekend dat de korte termijn prioriteit heeft, maar het blijft belangrijk om een blik op de langere termijn te houden. Naast alle andere gewone bedrijfsmaatregelen is het ook belangrijk om de informatietechnologie (IT) toekomstbestendig te houden. Dit is een overzicht van tien maatregelen die de IT-organisatie zowel op de korte termijn als op de lange termijn structurele ondersteuning bieden.

Chief executive officers, chief information officers en chief digital officers staan voor grote uitdagingen in crisistijden. Na veelal jaren van investeren is IT een integraal onderdeel geworden van organisaties, producten en diensten. De frontoffice, midoffice en backoffice worden steeds vaker met elkaar verbonden. Initiatieven gericht op de lange termijn en volledige transformaties zijn gestart om ervoor te zorgen dat organisaties optimaal zijn gepositioneerd voor de toekomst.

En plots is daar de gezondheidscrisis. Het coronavirus heeft een ongekend verstorend en vernietigend effect op de wereldeconomie. Bestuurders zijn genoodzaakt om op de korte termijn werknemers, klanten en hun organisaties te beschermen en tegelijkertijd voorbereidingen te treffen voor de lange termijn. Sterke bestuurders onderscheiden zich door de organisatie onmiddellijk te stabiliseren en tegelijkertijd de langere termijn positie te versterken.

A. STABILSEER DE ORGANISATIE

Door plotselinge bewegingsbeperkingen en verschuivingen in de vraag naar producten en diensten ontstaan acute uitdagingen op het gebied van bedrijfsvoering en winstgevendheid. Om te beginnen is het daarom belangrijk om de organisatie te stabiliseren en kosten te rationaliseren. De meeste organisaties zijn op dit vlak al in een vergevorderd stadium.

1. Maak werken op afstand mogelijk

Het coronavirus dwingt medewerkers op afstand te werken in proporties die tot nog toe niet gangbaar waren. Er ontstaan nieuwe behoeften om werkprocessen te kunnen waarborgen en medewerkers in staat te stellen hun werk te doen. Focus op onmiddellijke behoeften, zoals de schaalbaarheid van de infrastructuur, het aanschaffen van apparatuur en licenties, het herzien van gebruikersrechten en het ontwikkelen van trainingen om medewerkers te begeleiden in de nieuwe manier van werken.

Zorg ervoor dat medewerkers verbonden zijn via gestandaardiseerde, veilige en gebruiksvriendelijke samenwerkingstools, zoals Microsoft Teams, WebEx en Zoom. Probeer zo snel mogelijk de meeste functionaliteiten in te zetten, met als doel dat werken op afstand blijvend wordt verbeterd. Daar waar vrijwel alle medewerkers vanuit huis werken, moet een deel van de IT-medewerkers aanwezig zijn om de digitale hulpmiddelen in de lucht te brengen en te houden.

2. Focus op de kritieke problemen

Identificeer de processen en systemen die moeten worden gestabiliseerd om de business adequaat te ondersteunen en prioriteer het werk dat hiervoor benodigd is. Stel vervolgens verschillende plannen op voor kritieke IT-ondersteuning. Denk hierbij aan opschalen van bandbreedtes, het organiseren van licenties, het inregelen van cybersecurity en het beschikbaar stellen van extra hulpmiddelen, zoals laptops, smartphones en beeldschermen. Betrek hierbij partners en leveranciers om te begrijpen welke veranderingen zij verwachten en waar zij hulp kunnen bieden.

3. Rationaliseer de kosten

Elke organisatie in een crisis kijkt naar kosten en naar kasstromen. Dit vraagt van de IT-organisatie het formuleren van nieuw beleid op out-of-pocket-IT-kosten en investeringen. De eerste resultaten kunnen snel worden behaald door IT-kosten te elimineren waarvoor eenzijdig handelen voldoende is. Voorbeelden hiervan zijn het minimaliseren van out-of-pocket-uitgaven voor trainingen, sociale activiteiten, reizen en overuren.

Daarnaast kunnen kosten bespaard worden door het verlengen van de gebruiksduur van niet-kritieke IT door de vernieuwing uit te stellen en de technische versus economische levensduur te heroverwegen. Daarnaast kan worden overgegaan tot het rationaliseren van het aanbod van niet-kritieke diensten of applicaties en het verlagen van het serviceniveau – waar mogelijk uiteraard.

4. Zet mensen op de eerste plaats

Aangezien de IT-organisatie een essentiële rol speelt in deze crisistijd, is het echter ook zaak het welzijn van IT-medewerkers goed in het oog te houden. Veelal wordt door IT niet alleen tijdens de gebruikelijke kantooruren gewerkt, maar ook ‘s avonds, ’s nachts en in het weekend. Dit vraagt ook van het IT-management compassie en flexibiliteit richting zijn medewerkers. Communicatie is hierbij cruciaal.

B. OPTIMALISEER HET IT-GEBOUW

Zodra de eerste maatregelen zijn genomen om de organisatie te stabiliseren, kan worden gewerkt aan het nemen van maatregelen voor de middellange termijn. Optimaliseer de IT-organisatie door deze aan te passen aan de nieuwe standaard. Dit kan betekenen dat nu het juiste moment is om te investeren in nieuwe samenwerkingsoplossingen, zodat reizen in de toekomst minder noodzakelijk wordt en werken op afstand meer de norm wordt. Identificeer en doe slimme investeringen die uiteindelijk leiden tot een verbetering van omzet en winstgevendheid.

5. Investeer in zelfbediening en automatisering

Zelfbediening stelt klanten en medewerkers in staat om contact te houden met de organisatie. Hierdoor kunnen zij gebruik blijven maken van de producten en diensten. Consolideer de front-end-kanalen en stroomlijn de user interfaces waar mogelijk om een duidelijke en eenvoudige gebruikerservaring te creëren. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de ondersteuning van de primaire processen, maar ook voor de IT zelf. Overweeg deze crisis te benutten als een katalysator voor de verdere implementatie van IT4IT. Dit is de kans om het gebruik van bots en artificiële intelligentie te vergroten, hetgeen ook kan bijdragen aan de productiviteit en efficiëntie.

6. Optimaliseer de cloud

Deze crisis leert ons om flexibel te zijn en op en af te schalen waar nodig. De cloud is hiervoor een belangrijk middel. Stel een plan op om zowel de cloud-infrastructuur, de hybride infrastructuur en de traditionele infrastructuur te optimaliseren en af te stemmen op de wisselende behoeften. Denk daarbij aan de benodigde rekenkracht, opslagcapaciteit en netwerkvoorzieningen. Houd hierbij te allen tijde rekening met data compliance, beveiliging alsmede andere wet- en regelgeving. Ga na of het daadwerkelijke gebruik van de cloud wordt doorgevoerd in het ‘P x Q x T’-prijsmodel. Monitor eveneens de noodzaak om tijdig af te schalen om geen ongebruikte capaciteit te blijven betalen.

7. Beoordeel de beveiliging en analyseer de risico’s

Het versneld doorvoeren van wijzigingen – zowel in IT als in de business – kan gevolgen hebben voor de mechanismes voor beveiliging en controle. Nieuwe risico’s kunnen optreden en het is daarom belangrijk voortduren een duidelijk beeld te hebben van de impact van wijzigingen op het huidige beleid en de procedures. Cybercriminelen zitten niet stil en misbruiken de COVID-19-pandemie voor aanvallen, zoals phishing-e-mails en nepwebsites. Investeer daarom in cybersecurity door meer middelen in te zetten en extra controles uit te voeren op de verdedigingslinies. Werk hierbij samen met andere belanghebbenden uit het ecosysteem.

C. VERBETER DE POSITIE VOOR DE LANGE TERMIJN

Aangezien IT steeds meer verweven is met de gehele organisatie en een essentiële rol speelt in de waardeketen, is het belangrijk om naar IT op de langere termijn te kijken. Kostenreducties, rationalisaties, vereenvoudigingen en reorganisaties hoeven niet ten koste te gaan van de IT-organisatie. Integendeel, deze kunnen kansen bieden om de IT-organisatie beter te positioneren voor de langere termijn.

8. Blijf transformeren door doelbewust te investeren

In tijden van crisis kan het verleidelijk en makkelijk zijn om transformatieprogramma’s uit te stellen en terug te keren naar een traditionele manier van werken. Echter, wanneer de strategische behoeften buiten beschouwing worden gelaten, kunnen deze negatieve gevolgen hebben voor de langere termijn.

Pas de IT-strategie en de digitale strategie in nauw overleg met het businessmanagement aan, maar wees selectief in investeringen. Ontwikkel scenario’s voor veranderende omstandigheden en beoordeel welke impact deze hebben op het business & operating model, alsmede de daarbij behorende inzet van technologie. Door doelbewust te blijven investeren, behouden organisaties op termijn concurrentievoordeel.

9. Heroverweeg het IT-kostenmodel

Kostenreducties en IT-rationalisatie zijn ook op de langere termijn noodzakelijk. Overweeg in toenemende mate gebruik te maken van meer variabele kostenmodellen, zoals anything as a service (XaaS). Reduceer hiermee vaste kosten en middelen die niet worden benut. Kijk daarnaast kritisch naar het licentielandschap en leveranciers om te beoordelen of de juiste prijs wordt betaald en licenties daadwerkelijk worden gebruikt. Maak eventueel nieuwe prijsafspraken met leveranciers.

10. Hervorm de IT-organisatie

De huidige omstandigheden en de invloed van digitale technologieën vragen organisaties anders te opereren dan zij gewend zijn. Vrijwel elke verandering heeft impact op verschillende elementen van het operating model. Hervorm de bestaande inrichting van de IT-organisatie en samenwerkingsmodellen tussen de business en IT. Richt een agile en digitale organisatie in, zodat je in de toekomst sneller kunt inspelen op veranderende klantbehoeften en marktomstandigheden.

Kortom

Ondanks de crisis op het terrein van de gezondheid en de economie – en misschien ook wel dankzij – moeten IT-leiders zich continu blijven focussen op de integratie van de strategieën voor het bedrijf en de digitalisering. De kunst is om slim te investeren met een visie op de nieuwe standaard, tijdens en na de crisis. IT blijft in toenemende mate een integraal onderdeel van organisaties, producten en diensten. Digitalisering kan groei in tijden na de crisis versterken, maar dan moeten organisaties en bestuurders wel in staat worden gesteld om te werken aan de toekomst – ook in tijden van crisis.

William Koot, Guido Soonius en Joeri Weel zijn respectievelijk partner, senior manager en managementconsultant bij accountants- en adviesorganisatie KPMG.

Tip: Wil jij alles leren over merkenbouw & brandmanagement in het digital, customer experience en purpose tijdperk? Dan is de opleiding Strategisch Brandmanagement wat voor jou!