Leestijd: ca. 5 minuten
Het meest gebruikte communicatiemiddel in een werkend bestaan is nog altijd e-mail. Helpt het je in je werk of hangt het elke dag als een zwaard van Damocles boven je hoofd en kom je er maar niet doorheen? Het kan zelfs een sta-in-de-weg zijn als je na een vakantie weer fris en fruitig aan het werk gaat. We geven je tien tips voor meer rust in je mailbox én meer werkplezier.
Sanne Bekkema van Frankwatching maakt een leuke vergelijking. Zij onderscheidt drie typen post. De aard van de post bepaalt of je direct in de actiestand komt:
- Het geboortekaartje: leuk nieuws dat direct om een reactie vraagt.
- De belastingbrief: geen leuk nieuws, deze belandt op de stapel ‘to-do’ die je op gezette tijden behandelt.
- Het wijkbericht: goed om te weten, geen actie vereist (snel scannen en kan daarna in de prullenbak).
Tip 1: Start met een lege mailbox
Het is even een kikker die je moet doorslikken: plan een middag om snel en vakkundig je mailbox op te schonen. Daarbij maak je onderscheid in:
- Mail die ouder is dan een half jaar: scan deze heel snel en gooi het merendeel weg. Dit is oud en niet meer actueel.
- Mail waarin je slechts als kopiehouder wordt aangesproken (CC): deze scan je heel snel en gooi je het merendeel weg.
- Mail die je wil bewaren omdat deze belangrijk info bevat maar geen actie vereist: Deze plaats je in een mapje in je online archief met als onderwerp de projectnaam.
- Mail die om actie vraagt: deze hoort in je inbox en moet je behandelen. Dit ga je niet op deze middag doen, dat komt morgen.
Tip 2: Plan mailtijd
Plan elke ochtend en elke middag een half uur of uur, afhankelijk van de hoeveelheid. Plan dit ook in, in je agenda zodat je hier de tijd voor hebt. Tussendoor heb je tijd om geconcentreerd te werken en afspraken te plannen. Zodoende laat je je niet telkens afleiden door nieuwe berichten die binnenkomen.
Tip 3: Plan mailtijd rondom je vakanties
Ga je op vakantie? Plan dan de laatste middag vóór je vakantie en de eerste ochtend ná je vakantie vrij. Deze tijd heb je nodig om de laatste administratieve zaken af te handelen én je mail te behandelen. Zodoende ga je rustig de vakantie in en heb je na je vakantie even de tijd om rustig op te starten en je mail te behandelen. Doe je dit niet? Dan blijf je de hele week achter de feiten aanlopen.
Tip 4: Plan acties in je agenda
Krijg je berichten die je meer tijd kosten? Plan ze dan in je agenda. Het mailtje hang je aan je agenda zodat je alle gegevens bij de hand hebt. Hiermee verdwijnt het mailtje van je mailbox naar je agenda. Je hebt het concreet ingepland en dat creëert rust in je mailbox én in je hoofd. Houd je van het bijhouden van lijstjes? Dan plan je deze acties niet alleen in je agenda, je zet ze ook in je to-do-lijstje.
Tip 5: Archiveer
Je bepaalt zelf wat je prettig vindt: het maken van mappen per project of onderwerp óf een algemene archiefmap. Via de zoekfunctie heb je een bericht vaak snel gevonden als je zoekt op bedrijfsnaam of onderwerp. Wees kritisch op wat je bewaart.
Tip 6: Wachten op reactie
Wacht je nog op antwoord? Dan kun je hiervoor een speciale map maken. Heb je echter niet de discipline om deze map goed bij te houden en regelmatig in te kijken? Doe het dan niet, maar geef je mail in je inbox een vlaggetje of kleurtje zodat je weet dat je nog op reactie wacht. Vind zelf uit wat voor jou fijn werkt.
Tip 7: Meld je af voor irrelevant nieuws
Heb je je ingeschreven bij diverse nieuwsbrieven en lees je ze eigenlijk niet? Gooi ze dan weg. Plan een vast moment in de week in om nieuwsbrieven die je wél interessant vindt, te lezen. Doe dit bijvoorbeeld op vrijdagmiddag. Zo ga je ontspannen en geïnspireerd het weekend in.
Tip 8: Wees selectief met de CC
Gebruik je veel mensen als kopiehouder? Wat verwacht je van hen? Wees selectief in het gebruik hiervan en ook andersom: als jij mail krijgt als kopiehouder, kun je de verzender automatisch berichten dat ze van jou geen actie hoeven te verwachten (je bent tenslotte de kopiehouder).
Tip 9: Zet je notificaties uit
Ben jij zo iemand die onrustig wordt als je ongelezen mail hebt? Zet je notificaties dan uit óf plaats je mailapp op je telefoon op de tweede pagina zodat je hier niet telkens aan herinnerd wordt. Hetzelfde geldt voor je social media apps. Het kan erg onrustig werken als je je meldingen aan hebt staan.
Tip 10: Bel
Als je een mail snel een vakkundig kunt afhandelen, is dat heel fijn. Als je eerst vier keer heen en weer moet pingpongen, kan het handig zijn om even te bellen en onduidelijke zaken direct op te lossen. Het lastige tegenwoordig is dat mensen slecht bereikbaar zijn en veel in vergadering zitten.
Laat een antwoord achter