9 Tips voor zakelijk schrijven

Leestijd: ca. 8 minuten

Zakelijk schrijven is bedoeld is om een boodschap over te brengen aan een professioneel publiek. Het vertelt lezers over zakelijke ideeën en concepten met duidelijke, effectieve taal. Goed geschreven, professionele communicatie positioneert je bedrijf of merk als een betrouwbare en deskundige bron, waardoor het vertrouwen van mensen in en respect voor je bedrijf en / of merk wordt vergroot.

Effectief zakelijk schrijven heeft twee hoofdcomponenten:

Publiek: het komt tegemoet aan de behoeften en verwachtingen van de juiste mensen, met behulp van de juiste titels, indeling, taal en toon.
Doel: het geeft prioriteit aan duidelijkheid en besluitvaardigheid om het hoofddoel te bereiken.

Vier soorten

Instructief zakelijk schrijven: Deze soort is bedoeld om de lezer te leren hoe een taak te voltooien. Het heeft een neutrale, deskundige toon en presenteert instructies duidelijk. Belangrijk: houd rekening met het expertiseniveau van je publiek; schrijf in duidelijke en eenvoudige stappen en maak een video met instructies.
Informatief zakelijk schrijven: Deze soort helpt lezers iets nieuws te leren. De toon is neutraal. Het houdt zich aan de feiten en richt zich op relevante informatie.
Overtuigend zakelijk schrijven: Deze soort overtuigt een lezer om een specifieke actie te ondernemen, zoals het kopen van een product of het aanmelden voor een demo. Doel: de waarde van je merk te verkopen en potentiële klanten te overtuigen om voor je product te kiezen. De toon is vaak informeel.
Transactioneel zakelijk schrijven: Deze soort gebruik je vooral in de dagelijks communicatie met e-mails, memo’s, brieven en facturen. De schrijfstijl is beknopt en to the point. Het communiceert noodzakelijke informatie met minimale tekst met behoud van de nuttige toon van het merk.

9 Schrijftips

Tip 1: Bepaal wat je wil zeggen

Zorg ervoor dat je weet waarom je schrijft voordat je begint en stel jezelf de volgende vragen:

Wat is het primaire doel van communicatie?
Wat wil ik dat mijn publiek leert of weet na het lezen?

Tip 2: Maak het doel vanaf het begin duidelijk

Als je eenmaal je reden voor het schrijven hebt vastgesteld, vertel lezers dan wat ze krijgen en maak die belofte waar. Het voorkomt ook dat mensen tijd verspillen aan het lezen van een bericht dat niet relevant voor hen is.

Tip 3: Schrijf in de actieve vorm

Bij het schrijven zijn er twee grammaticale vormen: actieve en passieve vorm. Tenzij je een goede reden hebt om passieve vorm te gebruiken, blijf dan actief.

Actieve vorm vertelt wat een persoon of ding doet. Het is direct, zelfverzekerd en gemakkelijk te lezen.

Maak tijdens het schrijven duidelijk aan de lezer wie de actie uitvoert. En zorg ervoor dat het onderwerp een actieve relatie heeft met het werkwoord.

Het gebruik van de passieve vorm komt vaker voor in academische en wetenschappelijke rapporten, waar schrijvers misschien objectiviteit moeten behouden.

Tip 4: Vermijd jargon

Jargon is elk woord of elke uitdrukking die gebruikelijk is in een branche of groep, maar daarbuiten ongewoon is. Jargon is moeilijk te begrijpen voor degenen die nog niet bekend zijn met het onderwerp.

Jargon is gebruikelijk in de zakenwereld. Het kan de communicatie tussen collega’s die dezelfde kennis delen gemakkelijker maken. Hierdoor is het gemakkelijk voor jargon om in je werk te sluipen. Maar ga er niet vanuit dat je publiek dezelfde woorden zal begrijpen als jij. Je publiek bepaalt hoe je schrijft. Als er enige twijfel is over de vraag of een woord of zin verwarring zal veroorzaken, ga dan voor de eenvoudigste, meest algemeen begrepen versie.

Tip 5: Houd het simpel

Goed zakelijk schrijven gaat over het duidelijk overbrengen van je boodschap. Dit betekent dat je alles moet verwijderen wat je bericht niet helpt. Met andere woorden, niet 50 woorden gebruiken wanneer 10 het zal doen.

Tip 6: Gebruik storytelling

Storytelling is een krachtige manier om ervoor te zorgen dat je zakelijke schrijven beklijft. Waarom? Omdat onze hersenen van verhalen houden.

Verhalen die persoonlijk en emotioneel meeslepend zijn, betrekken meer van de hersenen en worden dus beter onthouden dan alleen het vermelden van een reeks feiten. Gebruik verhalen om een emotionele investering te creëren, zodat mensen je boodschap kopen.

Tip 7: Maak schrijven visueel aantrekkelijk

Als je wilt dat mensen zich bezighouden met je schrijven, maak het dan gemakkelijk om te scannen.

Gebruik korte alinea’s. Beperk alinea’s tot drie zinnen. Alinea’s van één zin zijn prima, maar gebruik ze spaarzaam zodat je de stroom niet onderbreekt.
Meng de lengte van de zin. Te veel lange zinnen kunnen moeilijk te volgen zijn. Gebruik ze spaarzaam naast kortere zinnen. Variatie helpt de flow op peil te houden.
Gebruik opsommingstekens. Voor lijsten met drie of meer items (bijvoorbeeld statistieken, feiten of voorbeelden) gebruik je opsommingstekens (zoals deze). Bullets maken informatie makkelijker te verwerken.
Schrijf in een gestandaardiseerd lettertype. Kies een lettertype dat gemakkelijk te lezen en toegankelijk is voor schermlezers. Arial en Helvetica zijn goede keuzes. En 12 of 14 zal een goede puntgrootte zijn.
Voeg koppen en subkoppen toe. Breek secties op met subkoppen. Ze maken schrijven gemakkelijk te scannen en te begrijpen.
Gebruik witruimte. Creëer ruimte tussen grote stukken tekst om ogen de tijd te geven om te rusten. Afstand gaat een lange weg in het maken van uw schrijven meer visueel aangenaam.
Voeg afbeeldingen, afbeeldingen en schermafbeeldingen toe. Voeg visuele inhoud toe om grote stukken tekst op te splitsen en context toe te voegen. Visuele inhoud kan lezers ook helpen complexe ideeën te visualiseren.

Tip 8: Voeg een call-to-action toe

Een call-to-action (CTA) vertelt lezers wat je wilt dat ze vervolgens doen en moedigt hen aan om instructies op te volgen. Maak elke CTA specifiek en uitvoerbaar maken. Vermijd vage of abstracte taal.

Tip 9: Laat mensen proeflezen

Publiceer een stuk niet voordat je het hebt teruggelezen. Hoewel typefouten en kleine grammaticale fouten triviaal kunnen lijken, beïnvloeden ze de mening. Schrijffouten zorgen ervoor dat mensen je expertise, autoriteit en relevantie in twijfel trekken.

Zet werk opzij. Stap 24 tot 48 uur weg van je schrijven. Terugkeren met frisse ogen geeft je een nieuw perspectief en maakt het gemakkelijker om fouten te herkennen.
Lees je werk hardop voor. Vraag jezelf af: Klinkt het als mij/mijn bedrijf? Is de toon consistent? Zijn zinnen duidelijk?
Gebruik een spellingcontrole. Ingebouwde spellingscontroles in Google Documenten en Microsoft Word, of een tool zoals Grammarly, helpen je om eenvoudige fouten te herkennen.
Vraag iemand anders om te proeflezen. Een ander paar ogen en extra perspectief kunnen je helpen fouten te vinden die je hersenen niet berekenen.
Huur een professionele proeflezer in. Als je schrijft voor een belangrijk publiek (bijvoorbeeld investeerders of potentiële klanten), zorgt een ervaren proeflezer ervoor dat mensen je beste werk zien.

Bron: Semrush