5 praktische adviezen voor het virtueel managen van een team

Leestijd: ca. 7 minuten

Ons dagelijks leven – zowel zakelijk als privé – heeft de afgelopen weken een drastische verandering ondergaan. Noodgedwongen is vanuit huis werken de nieuwe norm geworden. Maar omdat nu ook de voordelen van remote working daadwerkelijk worden ervaren – zoals geen improductieve reistijd en geen ongewenst fileleed meer – mag je verwachten dat thuiswerken een vast onderdeel van het werkpatroon in Nederland wordt.

Deze transformatie leidt ook tot een andere dynamiek binnen teams in organisaties. Medewerkers dienen in een – al dan niet gedeeltelijke – virtuele omgeving innovatief en flexibel te zijn in de manier waarop zij met elkaar samenwerken. Dit nieuwe normaal – of tijdelijke abnormaal – vereist niet alleen een verschuiving in de manier waarop die samenwerking gestalte krijgt, maar eveneens een transitie in de wijze waarop leidinggevenden hun teams managen.

Hoe werk je bijvoorbeeld met elkaar samen terwijl je niet bij elkaar zit? Hoe pas je jouw leiderschapsstijl aan om een virtueel team te leiden? En hoe geef je jouw team wat extra zorg en een gevoel van eenheid? Dit zijn enkele vragen die praktische adviezen vragen over de manier waarop je teams – nu en in de toekomst – kunt leiden. Het opvolgen van deze vijf tips, opgesteld op de burelen van accountants- en adviesorganisatie PwC, kan het leidinggeven aan een virtueel team enigszins vergemakkelijken.

1. Organiseer de juiste communicatielijnen

Communicatie is en blijft cruciaal in iedere organisatie:

• Stel de basisregels voor communicatie samen met het hele team vast. Wat hebben we als team nodig voor effectieve en efficiënte communicatie?
• Bespreek de frequentie van communicatie – dagelijks, wekelijks – en zet de juiste communicatiekanalen op. Waar delen we documenten? Gebruiken we Skype, Google Hangouts, WhatsApp of Slack om te communiceren?
• Zorg ervoor dat het hele team toegang heeft tot de documenten en weet hoe je de juiste systemen moet gebruiken.
• Plan de juiste interactie op basis van de individuele behoeften met je teamleden.

2. Houd het team productief

Het toezien op de productiviteit is zeker in een virtuele omgeving noodzakelijk:

• Help je team om regelmaat in de werkdag aan te brengen.
• Adviseer je team om voldoende pauzes te nemen. Moedig je collega’s bijvoorbeeld aan om tijd te besteden aan een goede lunch, even losgekoppeld van de computer.
• Help je teamleden bij het creëren van een comfortabele werkruimte met zo min mogelijk kans op afleiding. Natuurlijk kun je als leidinggevende weinig doen om anderen te helpen een comfortabele werkomgeving te creëren. Maar het uitleggen van het belang van zo’n omgeving kan een team aanmoedigen om er wat extra moeite in te steken.
• Vooral als je samenwoont met een partner, met of zonder kinderen, is het cruciaal om af en toe tijd voor jezelf vrij te maken, ook al is het maar tien minuten. Vertel je teamleden dat dit belangrijk is en moedig hen aan om deze momenten van zelfreflectie te creëren. Help ook je teamleden die kinderen hebben. Toon empathie en geef ze praktische tips en adviezen om de uitdagingen aan te gaan die zich thuis voordoen.
• Kies een ​​moment om met het hele team – mogelijk zelfs dagelijks – hoogtepunten, uitdagingen en successen over virtueel thuiswerken te delen. Met andere woorden, creëer een open cultuur waarin teamleden elkaar kunnen helpen en kunnen leren van best practices.

3. Geef vertrouwen en vrijheid

Op afstand werken vereist vertrouwen en vrijheid:

• Creëer een cultuur waarin mensen worden aangemoedigd om elkaar bijvoorbeeld te vertellen hoe ze zich voelen of wat ze nodig hebben om effectief samen te werken. Vraag hen ook of er factoren zijn waardoor ze niet effectief kunnen werken.
• Stimuleer een omgeving waarin medewerkers de persoonlijke situaties van collega’s begrijpen en vertrouwen dat anderen hun werk zo goed mogelijk doen.
• Als je in een nieuw team werkt, neem dan de tijd om elkaar persoonlijk te leren kennen om zo een ​​cultuur van vertrouwen op te bouwen.
• Maak een verschil door de uitdagingen en problemen die je als leidinggevende ervaart ook te delen. Door dit te doen, geef je jouw teamleden een gevoel van veiligheid en krijgen zij meer zelfvertrouwen om hun eigen gevoelens over de situatie te delen.

4. Wees je ervan bewust dat teamleden zich geïsoleerd kunnen voelen

Thuiswerken kan leiden tot een isolementsgevoel:

• Moedig je team aan om – indien toegestaan – dagelijks buiten een wandeling of fietstocht te maken, maar alleen als medewerkers zich daar prettig bij voelen.
• Herinner je teamleden eraan om niet alleen telefonisch contact met elkaar te zoeken om onderwerpen gerelateerd aan het werk te bespreken, maar om ook te praten over hoe zij thuiswerken ervaren. Neem de tijd voor informele gesprekken en blijf in contact. Plan bijvoorbeeld een videovergadering en maak tijd voor een virtuele teamlunch.
• Voer korte individuele gesprekken met teamleden zodat ze zich gehoord en gezien voelen. Geef wat extra aandacht. Dit zorgt voor vertrouwen tussen leidinggevende en teamleden, waardoor het voor hen makkelijker wordt om hun uitdagingen of problemen met het werken in dit nieuwe normaal te delen.
• Deel foto’s met elkaar van het thuiskantoor en wandelpauzes of deel selfies. Daarnaast zijn videogesprekken een manier om een ​​persoonlijk tintje te geven aan dagelijkse gesprekken. Dergelijke aspecten zorgen ervoor dat medewerkers zich verbonden voelen, zelfs als ze op afstand werken. Maar dit werkt alleen als zij zich niet gedwongen voelen om deze dingen te doen. Ze moeten persoonlijk beslissen of zij privézaken al dan niet willen delen.

5. Blijf het team en jezelf uitdagen

Virtueel werken vraagt nieuwe prikkels en uitdagingen:

• Stof je lijst van contactpersonen af waar je weer eens contact mee wil opnemen en daag je teamleden uit om hetzelfde te doen. Plan een aantal virtuele koffiegesprekken met mensen met wie je al een tijdje niet hebt gesproken.
• Zoek naar manieren om het team en jezelf uit te dagen. Zoek bijvoorbeeld naar e-learnings die je kunt doen om jezelf digitaal bij te schaven of deel kennis met collega’s in virtuele lunch- en leersessies.
• Daag je team uit om artikelen te schrijven met daarin nieuwe invalshoeken en originele ideeën over onderwerpen die van belang zijn voor de betreffende sector en de daarvoor noodzakelijke competenties.
• Maak van de gelegenheid gebruik om een deel van de werkzaamheden te doen waaraan je nog niet bent toegekomen. Houd je taken bij en vink die af.
• Bespreek onderwerpen die je samen met het team wil ontwikkelen en zoek naar manieren om ideeën in de praktijk te brengen.