Yammer als middel tegen een volle emailbox

Leestijd: ca. 6 minuten

Yammer is een microblogdienst zoals Twitter dat sinds september 2008 actief. Aldus Wikipedia: Net zoals Twitter stelt het haar gebruikers in staat om berichtjes naar elkaar te sturen over bijvoorbeeld activiteiten, waar je aan denkt en mee bezig bent. Yammer richt zich op zakelijke markt, want alleen gebruikers met een emailadres op hetzelfde domein kunnen lid worden van de bedrijfsgroep. In plaats van de bekende Twittervraag: “Wat are you doing?”, vraagt Yammer: “What are you working on?” De makers geven aantal redenen waarvoor je Yammer goed kan gebruiken:

• Stel je teamleden/ collega’s op de hoogte waar je aan werkt;
• Meldt een kort nieuwsberichtje;
• Stel een vraag aan het hele bedrijf als je niet precies weet wie het antwoord weet.

Mogelijkheden

Standaard bevat microblogging de volgende mogelijkheden: updates versturen, mensen volgen, ‘1-op-1’ berichtjes versturen en beschikbaarheid via vele mobiele telefoons. Yammer gaat verder omdat het haar dienst heeft geoptimaliseerd voor zakelijk intern communicatiegebruik.  Een aantal mogelijkheden met Yammer:

• Het is mogelijk berichten te taggen;
• Toevoegen van bestanden zoals tekstdocumenten en afbeeldingen;
• Aanmaken van open en gesloten groepen binnen het bedrijfsnetwerk;
• Mogelijk om updates via SMS, email, Instant Messaging te versturen;
• Mogelijkheid om bedrijfshuisstijl toe te passen.

In de praktijk

Zelf gebruik ik Yammer in teamverband met een aantal collega consultants die vaak extern zijn. Via telefoon of laptop kunnen ze laten weten met welke opdrachten zij bezig zijn. Yammer is als middel effectiever dan elke keer een email sturen. Yammer lijkt erg op Instant Messaging met als groot verschil dat je meer mogelijkheden hebt om mee te lezen wat anderen aan het doen zijn. Yammer heeft een organogramfunctie waarin je aan kan geven aan wie je rapporteert. Waarom? Een ‘Yam’ is korter dan een email. Een Yambericht maak je sneller en gemakkelijker dan een email of een bericht op intranet. Maar dat kan ook met Twitter? In principe lijken Yammer en Twitter erg op elkaar. Het grootste verschil is dat Yammer een besloten bedrijfsgroep is. Een ander verschil met de openbare variant is dat Yammer geen restrictie op het aantal karakters per yam plaatst. De updates zijn doorzoekbaar en ‘tagbaar’. Hierdoor kun je gemakkelijk de historie en reacties bekijken. Er ontstaat een archief van documenten die zijn geplaatst. Afbeeldingen kunnen in een galerijvorm worden weergegeven. Alle gebruikers binnen een domein worden op alfabet weergegeven. Elke gebruiker kan een profiel samenstellen met relevante contactgegevens. Het is ook mogelijk om je Twitteraccount te linken met je Yammer-account. Elke tweet die jij met je eigen account plaatst en daar de hashtag #yam voor gebruikt, verschijnt in de feed van Yammer.

Ik gebruik Yammer in de prakrijk voor de volgende doeleinden:

• Collega’s op de hoogte brengen van nieuwe projecten of de voortgang aan projecten;
• Doorsturen van een link naar interessante informatie;
• Korte updates geven over mijn werkzaamheden;
• Documenten doorsturen;
• Als je een document naar 1 persoon email, krijgt alleen die persoon dit binnen. Het zou ook voor andere mensen interessant kunnen zijn, maar dat weet je niet. Als je het op Yammer plaatst, kunnen andere mensen het ook inzien en gebruiken.

Opzetten van Yammer

Als er nog geen account bestaat voor je bedrijf of organisatie, kun je als eerste je registreren met je bedrijfemailaccount. Bestaat er al een Yammer op het bedrijfsdomein, log dan in met je bedrijfsemail. Er wordt dan voor het @domein automatisch een nieuw stream gemaakt. Alle volgende gebruikers van datzelfde domein komen automatisch in dezelfde groep. Je kunt gelijk berichten plaatsen en reageren. Daarmee is Yammer een laagdrempelig communicatievorm, want je hoeft geen aanhef, onderwerp en andere zaken te benoemen.  Na de eerste berichten kun je een eigen profiel aanmaken etc. Yammer is gebruiksvriendelijk is gemakkelijk te implementeren. Maar het is wel belangrijk om voorafgaand aan de ’implementatie’ heldere gebruiksregels af te spreken. Anders ontstaat er miscommunicatie. De communicatieafdeling moet zeker worden betrokken bij de invoering van een middel zoals Yammer. Moeten gebruikers bijvoorbeeld de hele dag Yammer open hebben staan? Moet iedereen binnen een bedrijf Yammer gebruiker? Yammer is ideaal voor organisaties die in teamverband werken en waar mensen op diverse locaties werken.

Over Yammer

Yammer is een gratis dienst. De betaalde variant stelt bedrijven in staat om hun domein te claimen, beheer te krijgen over het administratieve gedeelte en aanvullende beveiligingsmogelijkheden. Aldus Yammer, zelf gebruiken al 30.000 bedrijven dit interne communicatiemiddel. Yammer heeft de prestigieuze TechCrunch50 gewonnen.

Elders op het web

• Internetbureau Rhinofly schreef een casestudy over Yammer
• How-to-guide van Yammer
• Instructiefilm van Yammer

Mijn advies, probeer het eens uit! Met minimale inspanning en kosten heb je, in mijn ogen, met Yammer een prima middel voor interne comunicatie. Graag hoor ik jullie evaringen met Yammer.