6 adviezen over controle op jouw communicatie met workflows

Leestijd: ca. 5 minuten

Een helder proces voor de creatie en publicatie van je content, tja, dat zou toch fijn zijn. Dat zou namelijk betekenen dat je precies weet wanneer er communicatiemiddelen gemaakt moeten worden. Iedereen binnen je team kan dan snel en efficiënt communicatie-uitingen maken, zonder dat er wordt afgeweken van de huisstijl. En ook op het gebied van kosten heb je in dat geval alles op een rijtje. Helaas is dit niet voor elke marketingmanager of communicatiemanager een realistisch beeld. Workflows kunnen hierbij echter uitkomst bieden. Dit zijn zes adviezen om op deze manier te werk te gaan.

1. De context van een workflow

Eerst moeten we in kaart brengen wat een workflow is en welke problemen vaak opspelen. Een workflow kun je zien als een werkwijze om je communicatiestroom van begin tot einde te beheren. Het is een soort procesbeschrijving en tegelijkertijd een houvast om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. Om tot heldere, uitgedachte werkwijzen te komen kun je jezelf en je team verschillende vragen stellen. Hoe kunnen we het hele team communicatie-uitingen laten maken die altijd voldoen aan de huisstijlrichtlijnen zonder dat dit constant gecontroleerd moet worden? Hoe waarborgen we de consistentie en de kwaliteit in onze boodschappen? Hoe kunnen we zo efficiënt mogelijk te werk gaan en onze processen voor de creatie en publicatie van content naar een hoger niveau stuwen?

2. Een duidelijk beeld van de communicatiestroom

Door te werken met doordachte workflows heeft iedereen een duidelijk beeld van de communicatiestroom. Elke medewerker weet wat hij moet doen, welke communicatie-uitingen akkoord zijn, welke uitingen klaar voor gebruik zijn en ga zo maar door. Als organisatie zorg je voor een soepele communicatiestroom, waarbij van de creatie tot de verspreiding van de boodschappen efficiëntie, snelheid en besparingen een grote rol spelen. Denk je zonder duidelijke richtlijnen te kunnen werken, dan loop je kansen mis.

3. Grip op de contentcreatie

Is het te veel gevraagd om grip te hebben op creatie en distributie van communicatiemiddelen? Nee, helemaal niet. De crux zit in een goede aanpak. Je zoekt in zekere zin naar overzicht. Een brand portal waarin creatie, verspreiding en beheer van media en bestanden verenigd zijn, kan jou en je team daarbij helpen. Naast het feit dat je al je communicatiemiddelen aan de hand van templates kunt creëren en verspreiden, kun je naar eigen inzicht overzicht inbouwen. Je hele team voor marketing en communicatie is daarmee in staat om snel goede communicatie-uitingen conform de huisstijl te maken. Hoe klinkt het als kant-en-klare uitingen die intern gemaakt zijn alleen nog maar goedgekeurd hoeven te worden voor gebruik?

4. Lang leve de workflows

Begint alles bij workflows? Nee, eigenlijk bij een doordacht proces voor de creatie en publicatie van content. Eerst moet duidelijk worden welke communicatiemiddelen de komende tijd gemaakt moeten worden, zodat templates kunnen worden gemaakt. Vervolgens kan iedereen content maken met die templates, waar op voorhand functionaliteiten zijn ingebouwd waarmee bepaald is welke elementen wel en niet aangepast kunnen worden. Nu je zeker weet dat je huisstijl gewaarborgd is in elke uiting, wil je snel kunnen controleren of een ingediende communicatie-uiting akkoord is. Hier komen de workflows om de hoek kijken.

5. Workflows in de praktijk

Workflows zijn zo in te bouwen dat deze precies binnen je organisatie passen. We schetsen graag een scenario voor je:

• De laatste hand aan de brochure is gelegd en een medewerker biedt die voor accordering aan.
• De marketingmanager krijgt automatisch een bericht met de vraag of de communicatie-uiting akkoord is. Wordt deze niet akkoord bevonden, dan krijgt de maker een bericht waarom deze niet akkoord is.
• Eenmaal akkoord kan de hele organisatie het geaccordeerde marketingmateriaal zien, downloaden of bestellen.
• Wordt er een printbestelling, zogeheten print on demand, van 20 brochures ingediend, dan krijgt de marketingmanager opnieuw bericht om deze order te accorderen.

6. Creatie- en publicatieprocessen zijn onvermijdelijk

Door goed uitgedachte creatie- en publicatieprocessen ontstaat er overzicht binnen de organisatie op het gebied van communicatie. Met workflows wordt gezorgd voor grip op de volledige contentstroom en de kosten van bestellingen. Door dit te verenigen in een brand portal als Cordeo, werkt iedereen vanuit een centraal punt. Dat is dus één portal in de cloud voor alle collega’s, huisstijlbewaking van elk communicatiemiddel en workflows voor controle op de uitingen en het budget. Dit alles biedt grip op en overzicht ín het communicatieproces.

Door: Anne Wessels, communicatiemanager bij brand portal Cordeo.