Leestijd: ca. 8 minuten

vergaderen met iPadDe gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert 3,5 per week waarmee we in Nederland in totaal 60 miljard euro aan loonkosten in dit cultuurverschijnsel stoppen. En 44 procent van de werknemers vindt vergaderen niet eens nuttig (bron: Synovate /Interview NSS). Velen vinden vergaderen ook nog eens saai.

De meeste oplossingen voor deze tijdrovende en kostbare bezigheid gaan over regels en afspraken over bijvoorbeeld de lengte van een vergadering, de voorbereiding, de genodigden en de locatie. Daar valt zeker wat mee te winnen, maar de vraag is of het genoeg is.

Gelukkig zien we steeds meer iPads in vergaderingen op tafel liggen, maar  daar liggen dan vaak nog stapels papier naast en worden de aantekeningen onbewust toch op een A4-tje gemaakt. Dat is jammer, want de iPad biedt genoeg mogelijkheden om efficiënter en ook met meer inspiratie te vergaderen. Wel even wifi en gedeelde mappen regelen.

Statussymbool
We zitten met de iPads nog in een fase dat het (hogere) management vaak als eerste een iPad krijgt binnen een organisatie, zonder dat ze precies weet wat ermee te doen. Meestal worden ze als statussymbool voortdurend overal naartoe gesleept, bijvoorbeeld naar vergaderingen.

De managers hebben dan wel iets met pdf-bestanden gerommeld, maar zoals ik al aangaf, de stukken worden nog vrolijk in print meegenomen. Sommige organisaties hebben er wel voor gekozen om iedereen een iPad te geven, maar als het management dan het voorbeeld moet geven, dan ziet iedereen de iPad als aanlokkelijk speelgoed zonder echte toegevoegde waarde. Terwijl die er wel degelijk is.

Wifi en gedeelde mappen
Wat levert de iPad dan concreet op voor vergaderingen? Laten we even uitgaan van de volgende driedeling bij vergaderen:

  • De voorbereiding van de vergadering
  • De uitvoering van de vergadering
  • De afhandeling van de uitkomsten van de vergadering

De iPad kan ik elk onderdeel waardevol zijn, maar daar zijn twee voorwaarden aan verbonden: wifi en gedeelde mappen. Wifi is nodig om overal en altijd vergaderinfo te kunnen ontvangen en te raadplegen, gedeelde mappen heb je nodig om op één plek de vergaderinfo op te verzamelen en op te halen.

In plaats van wifi kun je natuurlijk ook 3g gebruiken, maar de ervaring leert dat het opvragen van wat grotere documenten voor problemen kan zorgen. Die heb je wifi minder.

De voorbereiding zonder iPad
Hoe gaat dit in een iPadloos bestaan? De secretaris (of bij werkoverleg degene die aan de beurt is, vrijwillig is aangewezen) stuurt een agenda plus de bijbehorende stukken via mail of in hardcopy naar alle deelnemers van de vergadering. Dat betekent bij zware documenten al veel dataverkeer.

Alle stukken worden vervolgens uitgeprint om er dan met een pen aantekeningen op te zetten. Die stukken moeten dan in een mapje om ze bij elkaar te houden en dat mapje gaat dan mee naar de vergadering. Ik denk dat deze beschrijving wel redelijk deze werkelijkheid dekt.

De voorbereiding met iPad
Hoe kan het beter met behulp van de iPad? De secretaris maakt allereerst in een gedeelde map een submap aan voor de vergadering. Mappen delen kan via het eigen netwerk, maar het werkt makkelijker en flexibeler om dit via een dienst als Dropbox of Box.net te doen. In die submap plaats je als secretaris alle bestanden in pdf voor de vergadering en de actielijst in een tekstbestand.

Alternatief is de specifieke vergaderapp Notubox. Meld via mail, Yammer, Dropbox zelf of andere interne communicatiemedia dat de bestanden beschikbaar zijn in de gedeelde map. Dit scheelt al een hoop gemail met bestanden. Laat iedereen op de gezamenlijk actielijst in de gedeelde map al aangeven wat ze met het actiepunt hebben gedaan. Dan staat dat alvast in één document.

Ik geef toe, hiervoor heb je de iPad nog niet nodig, want dit kan ook nog via een desktop. Toch biedt de iPad hier al een voordeel, want je hebt de actielijst en de stukken nu voortdurend tot je beschikking, waar je ook bent, binnen of buiten de organisatie. En je hebt ze snel tot je beschikking, waardoor je ze ook weer snel van commentaar kunt voorzien.

Om ze te lezen en van commentaar te voorzien, heb je een pdf-readerapp nodig die is gekoppeld met je  gedeelde mappen in the cloud. Voorbeelden zijn Goodreader en iAnnotate. Voor je aantekeningen heb je een noteapp nodig met eveneens de koppeling naar the clous. Dat kan bijvoorbeeld met Nebulous notes, iA writer en Notability.

De uitvoering zonder iPad
In de klassieke situatie komt iedereen binnen met alle geprinte stukken, de geprinte agenda, een aantekenblok, een persoonlijke agenda, een pen. Kortom een verzameling aan spullen die mee moeten om de vergadering te kunnen starten. Vaak blijkt dat niet iedereen alle stukken bij zich heeft. Die moeten dan alsnog geprint worden of gekopieerd van een collega. Dit is alles bij elkaar tijdrovend en papierverspillend.

De uitvoering met iPad
Met alle voorbereidingen via de iPad kom je binnenlopen met alleen de iPad in je hand. Meer heb je niet nodig, want daarin kun je alle stukken opvragen met je aantekeningen (ook bijvoorbeeld alleen je notities met pagina-aanduiding), je kunt nieuwe aantekeningen maken, je hebt ook agenda bij de hand om ter plekke (gezamenlijk) afspraken in te plannen en als het echt moet, kun je ook nog even mailen of iets op Yammer zetten. De notulist kan met notuleerapps, zoals Meeting pad snel de notulen ter plekke maken en uitwisselen.

Maar dat is niet alles. Met de iPad heb je ook je presentatietool bij je via de app Keynote, je kunt getoonde informatie direct delen via apps als Meetingmanager en je kunt gezamenlijk brainstormen met mindmapapps en whiteboardapps, zoals iThoughts en Whiteboard HD. Daarmee maak je die saaie vergadering ineens een stuk dynamischer en aantrekkelijker om bij te wonen.

De afhandeling van de uitkomsten, zonder en met
Zonder de iPad moeten de notulen worden uitgewerkt en via mail worden verstuurd. Die worden dan voor de volgende vergadering weer uitgeprint. Verder zit iedereen met die geprinte stukken waarop de aantekeningen stonden en waar misschien ook wel aantekeningen bij zijn gekomen. Dat hele setje stukken gaat waarschijnlijk in een archiefkast die na verloop van tijd begint uit te puilen.

Met de juiste notuleerapp zijn de notulen aan het eind van de vergadering al gedeeld met alle aanwezigen. Dat geldt ook voor andere info die iemand de anderen heeft beloofd. Het kan natuurlijk ook nog na de vergadering op een later moment verstuurd worden. Verder heeft iedereen zijn eigen aantekeningen of al verwerkt in concrete acties via taskapps of in de agenda, of deze al in de juiste map opgeslagen om ze op een later moment op te roepen.

‘Maar met een iPad gaan mensen allerlei andere dingen zitten te doen!’
Klopt. Het zou zo maar kunnen zijn dat een deelnemer tijdens de vergadering iets anders doet op de iPad. So what? Dat is niets nieuws. In reguliere vergaderingen zitten deelnemers ook vaak iets anders te doen en net als bij reguliere vergaderingen moet je je afvragen waarom iemand iets anders aan het doen is.

Onterecht uitgenodigd, irrelevant onderwerp, nutteloze discussie, gezanik? Met die iPad vergroot je juist de efficiëncy en inspiratie, waardoor die deelnemer helemaal niet iets anders wil doen.

Over de auteur

Peter is marketeer, adviseur en auteur. Hij werkt voor Vergouwen Overduin, een groot bureau voor vaardigheidstrainingen, coaching en advies. Hij is auteur van de boeken Wat is nu eigenlijk het probleem? en Je iPad als mobiel kantoor.

30 reacties

  1. Arjan Broere

    Helemaal mee eens: effectiever en productiever in de vergadering en socialer dan achter het laptop scherm.

    Ik gebruik zelf Evernote voor documenten en notities die ik nodig heb. Ik koppel via de desktopclient de lopende zaken-directory aan Evernote, waardoor die voortdurend synct. Daarnaast is het mailen naar Evernote met tags in de onderwerpregel een makkelijke manier om spullen naar de iPad te krijgen.

    Verder vind ik op pdf’jes schrijven met bijv Note Taker handig.

    Acties en aantekeningen die bij en actie of project horen, zet ik in Nozbe. Door in Evernote de projectnaam als tag mee te geven, kun je in Nozbe bij dat project die notities weer inzien.

    Tenslotte is met Keynote en een VGA-adapter beamen van presentaties ook prima te doen. Eventueel met Remote op je iPhone als afstandsbediening.

    Kortom, kei-handig 😉

    Beantwoorden
  2. Peter van Loevezijn

    Hoi Arjan, dank voor je reactie. Evernote is bij mij al verschillende keren langsgekomen als optie, maar ik heb er blijkbaar nooit voor gekozen. Goed om weer eens de voordelen in relatie met de iPad te lezen. Kun je nog laten weten of Note Taker en Nozbe met Dropbox kunnen syncen?

    Groet,

    Peter

    Beantwoorden
  3. Peter van Loevezijn

    Ik zie trouwens nu pas dat het woord ‘ uur’ is weggevallen in de lead. Auteursblindheid. Het is dus 3,5 uur per week.

    Beantwoorden
  4. Arjan Broere

    @Peter, Evernote lijkt op t eerste gezicht niet zo spannend maar het idee dat je van nagenoeg elk medium in praktische elke vorm input naar Evernote kan sturen en het razendsnel weer vindt, is echt een pre. En door de integratie met bijv Firefox kun je bij Google zoekopdrachten ook je Evernote notities doorzoeken.

    Als je NoteTaker HD op de ipad gebruikt, kun je pdf’s vanuit DropBox in NoteTaker openen. Terugzetten gaat -voor zover ik weet- alleen via de mail. http://www.softwaregarden.com/products/notetakerhd/data/blog.html

    Nozbe is met DropBox te koppelen. Zorg dat je DropBox map dezelfde naam heeft als een Nozbe-project en bij het bewuste project kun je via het tabje DropBox-bestanden zien. http://www.nozbe.com/gtd/blog/post-b3841390/sync_your_dropbox_files_with_nozbe_projects_on_the_web_iphone_and_ipad_to_get_more_done

    Beantwoorden
  5. Peter van Loevezijn

    @Arjan, had je reactie al gelezen, maar nog niet even netjes gereageerd. Dank voor de aanvullingen. Ik vind het altijd wel belangrijk om de syncmogelijkheden van dit soort apps aan lezers duidelijk te maken.

    Beantwoorden
  6. Max

    Zelf ben ik niet echt bekend met alle mogelijkheden van Evernote maar ben me op dit moment aan het verdiepen in de mogelijkheden voor digitaal vergaderen. Tijdens het zoeken stuitte ik op Jeff meetings, http://www.jeffmeetings.nl. Volgens mij is dit een mooie tool voor digitaal vergaderen.

    Beantwoorden
  7. Peter van Loevezijn

    @Max, dank voor de tip. Ik moet zeggen dat ik deze NL-aanbieder niet ken. Ik ben wel recent op een Amerikaanse variant gestuit. Het ziet er op de schermen van hun site strak uit. Ik vind alleen de kosten behoorlijk, waar je met goedkope apps en gratis sync- en opslagopties hetzelfde kunt doen.

    Beantwoorden
  8. Max

    @Peter, ik ben benieuwd wat de Amerikaanse organisatie is, dan kan ik mij daar ook in verdiepen qua kosten en mogelijkheden. Ik denk dat ik later vandaag contact opneem met JEFF Meetings met de vraag hoe en waarom die prijs. Wat is naar jou idee een redelijke prijs?

    Beantwoorden
  9. Peter van Loevezijn

    @Max, het bedrijf heet Boardvantage, http://www.boardvantage.com/. Ze hebben allerlei concepten en in dit geval gaat het om ipad meeting center. Ik kan alleen geen prijzen vinden en je hebt een client login nodig om met de iPadapp te werken. Ben benieuwd wat je te weten komt bij Jeff Meetings, zeker over die prijs. Vraag anders wat hun toegevoegde waarde is ten opzichte van losse apps die tegen weinig geld in de store verkrijgbaar zijn in combinatie met gratis clouddienst. Volgens mij weten we dan meer over wat redelijk is. Zou het nu niet kunnen zeggen. Weet alleen dat losse apps en cloud hooguit € 10,- per persoon kost. En bij Jeff meetings moet je je eigen pdf-app gebruiken.

    Beantwoorden
  10. Arjan Broere

    @Max, ziet er mooi uit en zeker handig voor degenen die liever één omgeving hebben waar alles het in doet. Wel weer een serieuze prijs, als ik vanaf de site goed begrijp.

    Ik kan me voorstellen dat iets als Basecamp ook een end in de richting komt.

    Beantwoorden
  11. Max

    @Peter @Arjan, inmiddels contact gehad met jeff meetings. De prijs is gebaseerd op het feit dat het eerst een op maat gemaakte oplossing was en is omgebouwd naar een kant en klaar oplossing, dus alle ontwikkelkosten zitten in de prijs erbij. Daarbij komen ook de kosten van implementatie en service voor gebruik.

    Per saldo komt het neer op een maandelijks bedrag van 10 euro per gebruiker waarbij hosting, security, service en updates onder andere inbegrepen zijn. Daarbij is het mogelijk om bevoegdheden aan verschillende gebruikers toe te kennen.

    Waarom jeff meetings anders is dan Evernote en Dropbox is dat jeff meetings groepsgebonden is en dat de security verzekerd wordt. Daarbij is dropbox voor zakelijkgebruik ook een investering van 800 dollar per jaar voor 5 gebruikers. Evernote is persoonsgebonden en dus voor groepen geen oplossing daarbij moet je ook extra betalen voor het gebruik van meerdere functionaliteiten.

    Beantwoorden
  12. Peter van Loevezijn

    @Max, dank je voor deze uitgebreide terugkoppeling. Nu hebben we een duidelijk beeld van de kosten achter het concept. Je hebt gelijk dat je bij de zakelijke varianten van in the cloud diensten ook kosten maakt. Ik vind de kosten van Jeff meetings vooral gerechtvaardigd als zij de security beter kunnen borgen dan bv Dropbox. Verder denk ik dat een organisatie die voor dit concept kiest, op zoek is naar gemak. Als je het ok vindt om zelf iets op te zetten, dan vind ik nog steeds dat je met de juiste combinatie van apps en cloud ook interessante dingen kunt doen.
    Zou mooi zijn wanneer iemand zich meldt die ervaring heeft met Jeff meetings.

    Beantwoorden
  13. Mini

    Prima inhoud waarmee veel managers/leidinggeven/secretariaten geholpen zouden zijn.
    Jammer van het tendentieuze beginstuk. Onnodig.

    Beantwoorden
  14. Peter van Loevezijn

    @Mini, dank voor je compliment over de inhoud. Ik hoop ook echt dat organisaties er iets mee doen. Over de openening: dat mag je vinden. Dat is je goed recht.

    Beantwoorden
  15. Roshan Warjavand

    Beste Peter,

    Leuk artikel. Ik ben verantwoordelijk voor het product JeffMeetings en kwam deze discussie tegen.

    Op dit moment zijn we een nieuwe versie van JeffMeetings aan het introduceren bij een aantal bedrijven. De hele opzet van JEFF is Joint EFFiciency.

    Wij willen organisaties graag helpen om efficienter te gaan werken. Vandaar dat wij deze oplossing nu plug&play aanbieden.

    Als je het leuk vind wil ik je aanbieden om de app een periode vrijblijvend te proberen. Als je interesse hebt mail me dan op roshan.warjavand@remotion.nl

    Beantwoorden
  16. Peter van Loevezijn

    @Roshan, ik dacht al: waar blijven jullie met een reactie. Ik wil de app zeker proberen en mail je wel even. Ben wel benieuwd hoe het werkt en of het echt slimmer in elkaar steekt dan het gebruik van enkele apps.

    Beantwoorden
  17. Marcel

    Een lifehacker belt met een iPhone van 600 euro, vergadert met een iPad van 500 euro en maakt zijn eigen wasmiddel voor een paar cent per liter…

    Weer een artikel over een Apple product! Is dit bewust? Kunnen we niet lifehacken met Android of een Windows Phone?

    Beantwoorden
  18. Peter van Loevezijn

    @Marcel, laat ons weten hoe het is met een Android of Windows Phone. Dat maakt het verhaal alleen maar completer. Ik heb ze alleen niet.

    Beantwoorden
  19. Martijn

    Heren, wat mij verbijsterd, in vrijwel alle artikelen over “vergaderen op de iPad” is het vrijwel ontbreken van het item “informatiebeveiliging”.

    (Amerikaanse) “gooi je informatie hier maar neer” clouddiensten waar je gevoelige bedrijfsinformatie neerzet? Kan dat / mag dat / is dat wenselijk?

    Zet de CEO van een grote onderneming gewoon even de voorlopige cijfers die besproken gaan worden neer bij een publieke internetpartij?

    En als die data daarna op de iPad staat (bv lokaal opgeslagen) dan is het ook totaaaal geen probleem om hem na een kop koffie bij de La Place te laten liggen?

    Ofwel: het klinkt heel erg alsof er met “Dropbox en GoogleDocs” wat wordt geknutseld in plaats van een professionele, veilige en structureel beheer(s)bare oplossing wordt gezocht.

    Of ben ik nu een “ja-maar” mens die niet meegaat met zijn tijd?

    Beantwoorden
  20. Roshan Warjavand

    Beste Martijn,

    In Nederland zijn er een aantal aanbieders voor vergaderen met je iPad. Wij zijn daar een van. Met Jeff Meetings hebben we de informatie beveiliging goed geregeld. Verder staat alle info op een Nederlandse server. Wij merken dat een hoop organsaties inderdaad zoeken naar oplossingen met bijvoorbeeld dropbox. Dit is geziend de patriot act voor vertrouwelijke documenten geen goede oplossing. Het vergeten van je iPad in La Place is vergelijkbaar risico als het vergeten van een papieren document. Echter een iPad is te beveiligen met een password en voor bedrijven is er ook de mogelijkheid tot mobile device management waaarbij je alle informatie op de iPad op afstand kunt verwijderen.

    Beantwoorden
  21. Arjan Broere

    hi Martijn,

    je hebt gelijk dat veiligheid voor veel gebruikers geen issue is. Dus prima om er aandacht voor te vragen. Maar wat ik vaak merk is dat degene die belast zijn met beveiliging mij niet helpen of adviseren maar vooral vertellen wat ik niet moet doen of willen.

    Kortom, wat is dan veilig mobiel werken?

    Goed om er bij besprekingen van producten meer aandcaht voor te hebben. Ik zie dat Roshan vanuit zijn dienstverlening daar al op gereageerd heeft.

    Beantwoorden
  22. Martijn

    @Arjan: ik ben nu juist belast met het adviseren over oplossingen, en mijn kamergenoot bij mijn werkgever met het zeggen wat er wel en niet mag; vandaar ook dat ik probeer oplossingen te vinden die en veilig en werkbaar en betaalbaar zijn, en die ook nog zijn in te passen in de bestaande structuur.

    @Roshan
    De “angst” die ik heb bij een aanbieden zoals jij is dat onze secretariaten (want ik heb het niet over mensen die zelf vergaderingen voorbereiden; dat laat men doen) “dubbel moet gaan opslaan”; zowel in het eigen archief als bij een “vergaderpartij”.
    Is is een oplossing zoals jullie dat bieden ook te koppelen aan een documentbeheersysteem?

    Beantwoorden
  23. Roshan Warjavand

    @martijn

    Dat kan, welk DMS betreft het? Toevallig hebben we nu al zo’n traject lopen.

    In dat geval hoeven de documenten niet opgeslagen te worden op de server van JEFF maar zal JEFF MEETINGS “verwijzen” naar documenten in het bestaande DMS worden. Als je daar eens verder over wilt praten dan verneem ik het graag.

    Beantwoorden
  24. Peter van Loevezijn

    Excuses voor de late reactie op deze nieuwe serie reacties. Ik was even weg en wilde even geen online activiteit. Mooi dat de discussie weer verder gaat en nu over de beveiliging. Bij de workshops die ik bij klanten geef, is dit een steeds terugkerend punt. In mijn boek dat volgende maand uitkomt, kaart ik wel drie partijen aan, waaronder Jeff Meetings, die een totaalconcept voor vergaderen aanbieden. Sorry Roshan, maar tot nu toe vind ik die van iBabs er het beste uitzien. Mooie uitdaging om ze voorbij te streven. Maar nog even over die klanten: ze willen gewoon niets bij een ander hebben, ook geen koppelingen. Naar mijn idee moeten aanbieders de mogelijkheid gaan bieden om het gehele concept op de server van de klant te draaien. Daar zijn genoeg grote klanten voor waar dat loont.

    Beantwoorden
  25. Roshan

    @Peter.. ah daar ben je weer! Ik ben benieuwd naar je boek. Meningen omtrent de vormgeving mogen verschillen, dat mag uiteraard. 😉 Ik denk dat alle huidige aanbieders oplossingen aanbieden die redelijk met elkaar kunnen concurreren. Ik denk dat de sterke kant van JEFF is dat wij vooral meerdere document types ondersteunen t.o.v. andere oplossingen die vooral PDF ondersteunen.

    We staat in ieder geval niet stil… In antwoord op je laatste punt, wij bieden JEFF MEETINGS ook aan als installatie op de server van de klant. Daarbij 2 smaken. 1) complete installatie van Jeff Meetings bij de klant. 2) koppeling met DMS van de klant (daarbij ook de keus om wel of niet een lokale installatie te doen. Het is maar dat je het weet :).

    Beantwoorden
  26. Peter van Loevezijn

    @Roshan,

    Dat klinkt goed, Roshan. Die complete installatie zal veel klanten aanspreken. Ik ben nu met name bezig bij klanten in de financiële dienstverlening en die vragen naar dit soort oplossingen. Ik wil ze daar graag in adviseren, maar wil dan liever 1 concept adviseren waar ik zelf helemaal achter sta. Die keuze heb ik overigens nog niet gemaakt.

    Beantwoorden

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.