Leestijd: ca. 6 minuten
Wil je een goed samenwerkend en productief team? Besteed dan aandacht aan een goede communicatie op de werkplek! Nu we weer wat vaker naar kantoor mogen en elkaar dus vaker ontmoeten, is het een goed moment om te kijken naar je communicatieve vaardigheden en deze in zes eenvoudige stappen te verbeteren.
1. Luister actief
Luister je echt naar je collega’s? Als je aan het krabbelen bent in een vergadering, e-mails schrijft tijdens een Zoom-gesprek of onderbreekt met je eigen ideeën of oplossingen, luister je niet actief. Zo verbeter je jouw luistervaardigheden om ervoor te zorgen dat je collega’s zich gehoord voelen.
- Maak oogcontact als anderen aan het woord zijn.
- Stop afleiding weg. U kunt notities maken, maar krabbel niet, stuur geen e-mails of typ geen teksten wanneer iemand met u probeert te praten.
- Let op de toon en lichaamstaal van de ander.
- Houd je gedachten vast totdat de persoon helemaal klaar is met spreken. Wanneer het jouw beurt is, reageer dan op de juiste manier en reflecteer de informatie die zojuist met je is gedeeld terug om je oplettendheid te tonen.
- Knik en glimlach waar nodig terwijl de andere persoon praat. Probeer indien mogelijk te voorkomen dat je aan je haar, vingers of andere voorwerpen in de buurt trekt.
- Plan niet wat je vervolgens in je hoofd moet zeggen. Je kunt snel verteerd raken door deze gedachten en missen wat de ander zegt.
- Houd oordelen en meningen voor jezelf. Vermijd overhaaste conclusies en laat de persoon in plaats daarvan alles delen wat hij te zeggen heeft.
- Zodra de persoon klaar is met spreken, stel je vragen om eventuele punten waarover je niet zeker bent te verduidelijken.
2. Vergader actief
Het verbeteren van de communicatie betekent niet dat er meer vergaderingen moeten worden georganiseerd. De kunst is om in plaats daarvan efficiënte en zinvolle vergaderingen te organiseren.
- Het eerste is het eerste. Bepaal welke vergaderingen nodig zijn en welke beter af zijn als e-mails. Door tijd te verspillen aan onproductieve vergaderingen hebben werknemers minder tijd en energie om hun essentiële taken te voltooien.
- Maak overzichten voor elke vergadering. Dit helpt iedereen bij het onderwerp te houden en je kunt teruggaan naar de schets wanneer het gesprek begint af te dwalen.
- Nodig alleen de mensen uit die de vergadering echt nodig hebben. Hoewel communicatie bedrijfsbreed belangrijk is, is het contraproductief om mensen uit te nodigen voor een vergadering die er niet bij hoeven te zijn. Als er een paar punten zijn die betrekking hebben op iemand, maar ze hoeven er niet de hele vergadering te zijn, nodig ze dan uit om deel te nemen en begin met die punten. Beter nog, stuur het in een e-mail.
- Verlaat de vergadering met concrete actiepunten. Dit maakt de vergadering de moeite waard.
- Follow-up met het team na de vergadering. Stuur notities over wat de vergadering omvatte en eindig met de actiepunten die van het team worden verwacht.
3. Leg het waarom uit
Wanneer je een werknemer vraagt om onderzoek te doen voor een nieuw project of rapporten te downloaden, probeer dan uit te leggen waarom je hem vraagt om de taak uit te voeren.
Ongeacht de taak en reden, deel waarom je om bepaalde dingen vraagt. Dit kan ook helpen om misverstanden en miscommunicaties binnen het team te voorkomen.
4. Praat één-op-één met medewerkers
Zelfs als je de deur van je kantoor open hebt, zal niet iedereen profiteren van deze open communicatielijn. Sommige werknemers kunnen nerveus zijn om hun gedachten te delen of liever voor zichzelf houden.
Organiseer periodiek één-op-één vergaderingen, misschien één keer per maand of per kwartaal, om met elk teamlid te praten. Vraag hen naar de voortgang van hun taken, controleer of ze zich overweldigd voelen en nodig ze uit om hun ideeën en doelen te delen.
5. Vraag om feedback
Communicatie is tweerichtingsverkeer. Vraag om feedback over je eigen prestaties en het bedrijf als geheel.
Dit kan gebeuren tijdens een-op-een vergaderingen of regelmatig enquêtes die werknemers kunnen invullen. Bied een optie om ook anoniem feedback in te dienen, waardoor sommige werknemers zich meer op hun gemak kunnen voelen om zich uit te spreken.
Wanneer je feedback ontvangt, duw het dan niet zomaar opzij en vergeet het. Maak een actieplan om te werken aan het verbeteren van je eigen zwakke punten. Als je feedback ontvangt die van toepassing is op het bedrijf, zorg er dan voor dat je die informatie ook met je management deelt.
6. Betrek je collega’s actief
Vraag je collega’s ook naar hun communicatievoorkeuren. Er zullen zeker momenten zijn waarop je voor iedereen een vergadering moet hebben, maar houd rekening met communicatievoorkeuren wanneer je slechts één of twee mensen moet bereiken. Sommige mensen bewaren informatie het beste wanneer ze het in een e-mail kunnen lezen, terwijl anderen er de voorkeur aan geven om ideeën persoonlijk uit te praten.
Wanneer je effectieve communicatie tussen je team tot stand brengt, zorg er dan voor dat je iedereen erbij betrekt.
Laat een antwoord achter