Leestijd: ca. 6 minuten

Waar komt jouw doelgroep bij elkaar om meer te leren over jouw onderwerp? Op je eigen evenement natuurlijk. Je zou daarom wel gek zijn om dan niet te twitteren: het is het perfecte moment om je bestaande community op of uit te bouwen. Bovendien voegt het een hele nieuwe, interactieve dimensie aan je evenement toe.

Daarom: tien Twitter-tips voor evenementen.*

1. Heet welkom
Maak een extra vakje aan in het inschrijvingsformulier van een evenement: Twitter-account. Optioneel natuurlijk, want niet iedereen twittert. Maar door deze mogelijkheid te bieden, kun je deelnemers gaan volgen, ze bedanken voor de inschrijving en welkom heten.

2. Houd warm
Als het even mee zit, word je teruggevolgd. Houd je volgers vervolgens regelmatig op de hoogte van de voorbereidingen: hoe staat het met het aantal inschrijvingen, wie zijn de sprekers? Prikkel ze met nieuwe informatie, geef nieuws als eerste weg op Twitter om je volgers te belonen. Daarnaast biedt nieuwe informatie voer tot retweeten en dus een mogelijkheid om een buzz rondom je evenement te creëren.

3. Gebruik een hashtag
Gebruik één duidelijke hashtag en communiceer deze. De hashtag moet zo kort mogelijk zijn en toch logisch klinken. Als het gaat om een jaarlijks evenement, verwerk er dan ook het jaartal in (bijvoorbeeld #SMO2011). Houd deze hashtag goed in de gaten: volg mensen die hem gebruiken, meng je in discussies, retweet interessante tweets en beantwoord vragen over je evenement.
Als de hashtag een beetje aanslaat op de dag zelf, heb je zelfs kans dat het een trending topic wordt. Binnen Nederland kun je met een man of honderd tot tweehonderd in de zaal buiten kantooruren al terecht komen in de top 10 van trending topics-platformen als Twirus of Whatthetrend (overdag heb je iets meer nodig: tegen de duizend fanatiek twitterende bezoekers). Twirus en Whatthetrend bieden de mogelijkheid om alleen de top 10 van Nederland te laten zien, maar duidelijk is dat ze er verschillende rekenmethodes op nahouden – en daarom ook verschillende top tiens. Check regelmatig even in via je browser of smartphone (Twirus heeft een iPhone-app, Whatthetrend kun je via de app Echofon raadplegen), zodat je tijdens je evenement kunt laten weten dat het event ‘trending’ is.

4. Remind
In de week van het evenement kun je de frequentie wat opvoeren en zo de spanning opbouwen naar het evenement toe. Een laatste reminder, een dag voor de aanvang, zorgt ervoor dat je evenement een dag vooraf min of meer top of mind is bij je twitterende bezoekers. Wanneer het om een kleinschalig evenement gaat, is zelfs een individuele reminder een optie (‘@deelnemer Morgen is het zo ver…’). Dit werkt uiteraard niet met honderden deelnemers – houd het dan algemeen en neem alleen mentions op van tweeps die al actief over je evenement twitteren.

5. Richt een backchannel in
Niets stimuleert het gebruik van Twitter tijdens een evenement zo goed als  een backchannel of Twitterfountain, waarop je de meest recente tweets met een bepaalde hashtag kunt tonen. Deelnemers uit de zaal kunnen zo zien wat anderen van de dag of bepaalde sprekers vinden, daarop reageren of gewoon lekker hun eigen tweets voorbij zien komen.
Gebruik deze input van de zaal ook, bijvoorbeeld door bezoekers op te roepen om vragen aan de spreker te stellen en deze na afloop ook op het podium te stellen.
Natuurlijk zijn er altijd mensen die vanuit de zaal gaan ‘bashen’. Die kun je filteren als het moet, maar als het niet te gek wordt kun je die berichten beter laten staan, om te voorkomen dat het erger wordt.

6. Open your wifi
Niets is zo dodelijk voor het gebruik van Twitter tijdens een evenement als slecht bereik. Zorg daarom voor een open wifi-verbinding, als het even kan. Communiceer dit dan ook naar je volgers om ervoor te zorgen dat iedereen van de wifi-verbinding op de hoogte is.

7. Doe mee
Door zelf in de zaal met een smartphone of laptop mee te twitteren, kun je de discussie stimuleren of de goede kant uit sturen. Om wat rust te creëren kun je vooraf al verschillende tweets ‘klaarzetten’ tijdens je evenement: met Hootsuite, bijvoorbeeld, is het vrij eenvoudig om in te plannen dat om 14.00 uur een tweet wordt verzonden dat workshop X gaat beginnen in zaal 19.
Houd je tweets kort, zodat ze gemakkelijk geretweet kunnen worden. Ook zal dit eerder gebeuren als je berichtjes inhoudelijk en/of vermakelijk zijn. Klinkt logisch, maar een tweet die een glimlach veroorzaakt zal sneller worden geretweet dan een gortdroge punchline van de spreker.

8. Deel
Deel presentaties van de sprekers, beeld en video via zoveel mogelijk platformen (Slideshare, Flickr, YouTube). Deelnemers willen graag delen wat ze hebben gezien, dus geef ze die mogelijkheid.

9. Rapporteer
Er zijn mooie tools om een overzicht te krijgen van alle tweets die zijn verstuurd voor, tijdens en na je evenement. Het maken van zo’n report kost bijna geen tijd en geeft je een goed beeld van wie er heeft getwitterd en wat er is gezegd. Deze informatie kun je ook gebruiken door aan je collega’s en management te laten zien hoe belangrijk het is om Twitter actief in te zetten – niet alleen rondom evenementen, maar ook daarbuiten.

10. Leer
Je hebt nu een compleet overzicht van alles wat er op Twitter is geschreven over je evenement. Gebruik die informatie in je evaluatie. Het is gratis!

* Natuurlijk is Twitter niet het enige online platform dat je kunt inzetten rondom een evenement. Je kunt ook een RSVP aanmaken op LinkedIn en mensen de mogelijkheid bieden om daar alvast te discussiëren over de onderwerpen die er aan bod komen, of een Facebook-pagina. Om het onderwerp van dit artikel enigszins binnen de grenzen te houden, heb ik me hier beperkt tot Twitter.

Bedankt @bramkoster, @BramFasseur, @Hermaniak, @CrisSohier, @GijsMoonen voor de inspiratie en de feedback.

Over de auteur

Freek verzorgt mediarelaties voor verschillende bedrijven bij Lewis PR en adviseert ze op het gebied van social media. Daarvoor werkte bij verschillende titels van Wegener.

11 reacties

  1. Gerdie Schreuders

    Mooi compleet artikel. Dankjewel. We gaan m op onze site plaatsen (met bronvermedling uiteraard!!).

    Voor bedrijven die zich nog niet zo thuisvoelen op Twitter of geen mensen beschikbaar hebben, bieden wij de TweetRedacteur. Dat is iemand die alle bovenstaande tips uitvoert. Zelfstandig of in nauwe samenwerking.

    Beantwoorden
  2. Freek Janssen

    @Gerdie bedankt voor de reactie! Overnemen met bronvermelding en linkje naar Bijgespijkerd kan natuurlijk altijd – al zou ik het natuurlijk helemaal mooi vinden als je ook verwijst naar de site van mijn werkgever ;).

    Want zoals je misschien tussen de regels door kunt lezen doe ik dit ook professioneel, al is het in mijn geval bijna nooit alleen als ‘twitterredacteur’, maar de gehele PR van een evenement verzorgen, daar hoort ook social media (en dus ook Twitter) bij.

    Beantwoorden
  3. Kevin Rommen

    @freek Een erg goed stuk! Sterk inhoudelijk en waar nodig concreet. Big up!

    @gerdie Waar ik benieuwd naar ben is of je jouw berichtje als PR bestippelt of als adverteren? Het laatste hebben ze namelijk Google Adwords voor uitgevonden! In mijn opinie laat deze reactie je incompentie in PR en sociale media zien, @bijgespijkerd is geen platform om platvloers je dienst te verkondigen. In sociale media draait het om ontvangen door te geven….

    Beantwoorden
  4. Hans Janssen

    Wellicht nog een elfde tip (maar dat allitereert niet lekker in de titel): Beloon ‘inschrijf-tweet’.

    Werkt als volgt:
    * nadat mensen hebben ingeschreven voor je evenement
    * vraag hen actief om er een tweet over te maken. Kun je hen zo makkelijk mogelijk maken door de tekst al voor te bakken: ‘Ik ga op 26 juni naar event Twitter3.0 met @Freek_Janssen bit.ly bla bla’
    * en als deelnemer dat doet, beloon je dat meteen met toegang tot bijv. een relevant e-book. Kun je allemaal automatisch laten gaan, hoeft geen mens aan te pas te komen.

    Misschien iets voor de tweede serie. Nog even 9 extra tips erbij verzamelen.

    Beantwoorden
  5. Freek Janssen

    @Hans Hoppakee, kind kan de was doen!

    Dat ik daar niet eerder op ben gekomen: Twinting Twitter-twips allitereert helemaal als een dolle.

    Beantwoorden
  6. Herman

    Het uitblijven van een reactie van @gerdie op de opmerking van @Kevin leert ons dat @tweetredacteur heel erg van het spammen, maar minder van het inhoudelijk reageren is.
    Geeft te dneken over de kwaliteit van de dienst die ze wil leveren 😉

    Beantwoorden
  7. Gerdie Schreuders

    Inmiddels heb ik de redactie gevraagd het verkeerde deel van mijn reactie te verwijderen en excuses te plaatsen. Want hoewel het mijn opzet zeker niet was, zijn de opmerkingen terecht als ik zelf teruglees. Mijn welgemeende excuses voor de vervuiling van deze discussie. Niet goed over nagedacht en te enthousiast gereageerd. Ik draag graag een volgende keer inhoudelijk bij.

    Beantwoorden
  8. Jan-Jaap In der Maur/dagvoorzitter.nl

    Goed verhaal,

    helder en compleet!
    Wat mij vooral opvalt is dat twitter nog voornamelijk als event-merketingtool gebruikt wordt en nog nauwelijks om zijn inhoudelijk toegevoegde waarde.
    Twitter kan in de aanloop naar een evenement, maar ook tijdens de bijeenkomst heel veel extra waarde hebben in het betrekken van de deelnemers en in het aanpassen van het programme op hun wensen. In mijn ogen is het cruciaal dat de dagvoorzitter ook on-line de gesprekken modereert.

    Ik heb daar onlangs een artikel over geschreven:
    http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/

    Groet,

    Jan-Jaap

    Beantwoorden

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.