Is een apart sociaal mediabeleid wel nodig?

Leestijd: ca. 5 minuten

Door het succes van social media zitten bedrijven met de handen in het haar. Hoe gaan zij om met al die medewerkers online? Het Nederlands Dagblad berichtte vandaag over ‘tobbende’ bedrijven op het gebied van social media beleid. Het is weliswaar goed om afspraken met elkaar te maken op het gebied van social media, maar is een apart social media beleid wel nodig?

Het laatste jaar buigen bedrijven zich over social media beleid. Hoe houden we al die medewerkers in toom? Voorkomen we dat ze uit de school klappen?

De meeste medewerkers- zeker die in de dienstensector- hebben tegenwoordig tenminste een Hyvesaccount. Zij gebruiken hun sociale netwerken ook vaak onder werktijd. Er wordt door een collega een speciale afdelings-hyves bedacht en tja, dan doe je toch mee? Voor je het weet zitten de 2500 medewerkers van jouw bedrijf allemaal online! Beetje krabbelen, tweeten of filmpjes kijken met elkaar.

Zeg, wordt er nog gewerkt?
Logisch dus dat bedrijven zich zorgen maken. Wat dat je medewerkers in hun vrije tijd sporten, drinken en feesten is tot daar aan toe ( en bovendien weinig aan te doen als bedrijf). Dat ze dagelijks vrolijk online kwetteren over werkzaamheden is veel zorgelijker. Wat als ze uit de school klappen? Of als iemand vertelt dat ie zich zit te vervelen op zijn werk? Verbieden al dat getwitter en gehyve op de werkvloer?

Social mediabeleid en de gedragscode
Er zijn bedrijven die uit angst voor excessen zijn over gegaan tot verbieden. Geen Hyves, Facebook of Twittertoegang via het bedrijfsnetwerk. Probleem opgelost. Als je er niet bij kan, bestaat het niet. En bovendien wordt er dan in ieder geval een stuk harder gewerkt.

Is dat zo? Thuis kan de medewerker natuurlijk nog steeds zijn ervaringen online delen en iedereen met een fijne moderne mobiel weet tegenwoordig feilloos zijn sociale netwerken via mobiele applicaties te vullen. Schijncontrole dus.

Verbieden, dwingen of eisen heeft in ieder geval geen zin. Wil je overgaan op een social media beleid om medewerkers in een keurslijf te dwingen? Bespaar je de moeite. Social media beleid zul je vanuit de mogelijkheden moeten faciliteren, niet vanuit de beperkingen.

Is er een social mediabeleid nodig naast je reguliere gedragcode voor je medewerkers? Ik denk van niet om vier redenen:

• Ga uit van vertrouwen richting je medewerkers
  Bij een gezonde interne cultuur kun je ervan uitgaan dat je medewerkers te vertrouwen zijn. Je hebt altijd personen die zich misdragen, maar waarom straf je al je medewerkers voor die uitzonderingen?
• Sociale netwerken worden in de tijd van de baas gebruikt
  In zekere zin klopt dat. Men zal ook best weleens naar huis bellen of een mailtje naar een vriend sturen. Als je je medewerkers afrekent op heldere eindresultaten en niet op aanwezigheid tussen 09.00 en 17.00, is ook dit geen issue meer.
• Maar natuurlijk heb je al een gedragscode
  De meeste grote bedrijven hebben al een gedragscode. Daarin staat vermeld wat de rechten en plichten zijn. Misdragingen op sociale media kunnen met deze algemene gedragscode uitstekend worden opgevangen.

Een andere belangrijke reden om vanuit de mogelijkheden te denken in plaats van de berperkingen, is dat twitterende en netwerkende collega’s steeds meer de ambassadeurs van je bedrijf worden. Niet de directeur is het uithangbord van je bedrijf, maar die actieve dame van het klantcontactcentrum en die voorlichter van communicatie die – binnen de perken van de gedragscode- driftig communiceren over de bezigheden van jouw bedrijf. Niet afremmen, maar aanmoedigen die collega’s! Het is een verrijking van je imago online.

Social mediabeleid en klantcontact
Als je een bloeiend bedrijf hebt, heb je veel klantcontact. Dat heb je via schriftelijke correspondentie, e-mail, fax en natuurlijk telefoon. Je hebt hiervoor natuurlijk al afspraken gemaakt; Hoe is de tone of voice van je bedrijf? Spreken we klanten aan met u of met jij? Deze algemene afspraken gelden natuurlijk ook voor sociale media ( al wordt er op de sociale netwerken sneller ge-jij’t en ge-jou’t).

Sociale media hebben een andere dimensie dan traditionele media. Je dient je medewerkers die met sociale media te maken krijgen, hierin wel op te leiden. Daarnaast gelden voor de organisatie van sociale media binnen je bedrijf dezelfde regels als bij het onderhouden en beheren van traditionele media. Er zijn medewerkers die klantcontact hebben, en er zijn medewerkers die vanuit hun verantwoordelijkheden niet direct met klanten praten of mailen. Deze regels gelden natuurlijk ook in sociale media.

Zeker in de eerste pioneersfase van social media binnen je bedrijf dien je te voorkomen dat iedereen lukraak met klanten de conversatie aangaat. Hoe meer volwassen sociale media binnen je bedrijf worden, hoe meer vrijheid je aan meer mensen kunt geven.