Hoe schrijf je een intern communicatie plan?

Leestijd: ca. 5 minuten

Vaak wordt er geschreven over marketing- en communicatieplannen. Ook het communiceren met de eigen collega’s kan het verschil maken voor succes. Interne communicatie is er vooral op gericht om intern de collega’s te informeren over beslissingen en voornemens voor de komende periode en de wijze waarop er wordt verwacht dat mensen er mee om gaan. Tenslotte geeft het een beeld van de gewenste resultaten.

Wat vertelt een dergelijk plan?

Een intern communicatieplan vertelt de volgende elementen:

1. waar sta je als onderneming, hoe gaat het nu
2. welke doelen wil je bereiken met deze interne communicatiestrategie
3. de duur en looptijd van het plan, waarbij de doelen gehaald moeten worden
4. een toelichting waarom de gekozen oplossing de beste oplossing is, natuurlijk zal iedereen alternatieven bedenken en hebben; door het geven van een toelichting op de gekozen oplossing kun je deze vragen voorkomen
5. de huidige situatie en wat er gaat gebeuren als er niets verandert aan de manier waarop het nu gaat
6. een strategie, ook op basis van de interne communicatie, heeft doelstellingen en KPI’s; deze KPI’s laten de voortgang van het plan zien en de doelstellingen is het eindpunt voor het plan
7. de elementen die betrokken zijn in het plan, mensen, stakeholders en de verschillende andere partijen die een rol hebben in het succesvol uitrollen van de strategie
8. de roadmap om te komen tot het optimaliseren van de strategie, dit lijkt op de strategie, dit zijn de fasen in het plan
9. de agile aanpak om te komen tot een aanpak die mee ontwikkelt met de veranderende omstandigheden

De strategie is er op gericht om iedereen binnen de organisatie te informeren over de gekozen strategie van de onderneming en de wijze waarop de collega’s kunnen bijdragen aan het succes.

Wat staat er dan in een intern communicatieplan?

Een leesbaar plan wordt geschreven in een duidelijke structuur met een goede inhoud vertaalt naar een verhaallijn. De elementen die in een intern communicatieplan staan zijn:

1. de titel van het plan
2. de titel moet aansluiten bij de doelstellingen van dit intern communicatieplan, weer er bewust van dat deze doelstellingen anders zijn dan de ondernemingsdoelstellingen
3. de eenduidige en duidelijke structuur van het plan waarin opgenomen de elementen die te maken hebben met waar we nu staan, waar we naar toe willen en wat de doelen zijn; dit is voor de onderneming de essentie van haar strategie
4. in een communicatieplan moet je rekening houden met de verschillende stakeholders die het plan lezen of moeten gebruiken; elk publiek, elke lezer zoekt naar de input die voor hem/haar van belang is en absorbeert de informatie op zijn/haar wijze; denk als de marketeer in persona’s
5. geef aan in het plan hoe je de successen en stappen in de strategie gaat meten en welke rol de collega daar in heeft
6. vertel wie de ontwikkelaars van de strategie zijn en hoe deze strategie tot stand is gekomen
7. zorg voor een aantal kernboodschappen in de verhaallijn, geef deze kernboodschappen duidelijk weer (mogelijk ook via andere media); deze kernboodschappen worden vaak beter en langer onthouden door de lezer
8. geef in het plan ook de strategie weer hoe je het verhaal intern aan de mensen vertelt en welke communicatiedoelstellingen er zijn
9. vertel de mensen hoe je deze boodschappen en het verhaal vertelt aan hen, waar is de inhoud terug te vinden en te zien en welke kanalen heb je als communicatiestrateeg allemaal ingezet
10. geef een duidelijk overzichtelijk beeld van de tijdspanne van het plan, wanneer begint het, wanneer eindigt het en wanneer verwachten we welke fase in het plan af te ronden
11. geef ook duidelijk de fasering weer van de communicatie intern, dus wanneer vertel je anderen de voortgang en op welke wijze
12. maak een korte en bondige samenvatting van het plan, wat is de reden van de plan, de oplossing op hoofdlijn en de doelstellingen samengevat

Met deze 2 aspecten is het mogelijk om een goed werkbaar intern communicatieplan te schrijven dat gebruikt en gelezen wordt door de collega’s.